Khái niệm Outsourcing là gì ? Và cách mà nó hoạt động như thế nào?

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) áp dụng cụ thể cho các công ty ký hợp đồng các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh cho nhà cung cấp bên thứ ba. Trong nhiều năm, thị trường outsourcing xoay quanh ngành công nghiệp sản xuất, nhưng ngày nay đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực hàng hóa và dịch vụ khác nhau.

Sự khác biệt giữa Offshoring và Outsourcing

Lợi ích tiềm năng của việc thuê ngoài

Tiết kiệm chi phí: Việc thuê ngoài đôi khi có thể giảm một phần chi phí hoạt động. Ví dụ, một công ty có thể muốn giảm chi phí lao động của họ bằng cách thuê những người làm nghề tự do, những người không nhận được phúc lợi hoặc yêu cầu không gian văn phòng và do đó có thể rẻ hơn so với việc tuyển nhân viên toàn thời gian. Các công ty cũng có thể giảm chi phí lao động bằng cách thuê ngoài các hoạt động với mức lương có thể thấp hơn thị trường.

Tập trung vào năng lực cốt lõi: Outsourcing giúp các công ty có thể tạm thời mở rộng quy mô hoạt động khi nhu cầu tăng cao, đồng thời cho phép các bộ phận làm việc trong công ty tập trung vào các khía cạnh đã đang và sẽ làm nên thành công cho doanh nghiệp ngay từ thời gian đầu. Điều này đặc biệt đúng với các công ty khởi nghiệp, thường hoạt động ở quy mô nhỏ hơn.

Sự linh hoạt về nhân sự: Một số công ty có thể tiết kiệm chi phí nhận sự khi thuê các dịch vụ bên ngoài ngắn hạn khi nhu cầu công việc phát sinh cao thay vì thuê nhân viên mới mà họ có thể không đủ khả năng đáp ứng công việc trong thời gian đó. Ví dụ: các nhà bán lẻ thương mại điện tử có thể thuê ngoài dịch vụ khách hàng.

Chuyên môn hóa: Mặc dù hầu hết các công ty đều đánh giá cao những nhân viên có kỹ năng trong nhiều lĩnh vực, nhưng đôi khi việc đưa một chuyên gia vào làm việc sẽ có ý nghĩa hơn là đào tạo nhân viên. Một chuyên viên có thể có chuyên môn và kinh nghiệm mà nhân viên hiện tại thiếu, và có thể thực hiện một nhiệm vụ cụ thể một cách nhanh chóng mà không làm chậm trễ kỳ hạn thời gian phải hoàn thành.

Dễ dàng về mặt hậu cần: Các dịch vụ thuê ngoài như hỗ trợ khách hàng và vận chuyển đôi khi có ý nghĩa hơn từ góc độ hậu cần. Các trung gian này có thể sẵn sàng hoạt động ngoài giờ làm việc bình thường, cho phép các công ty cung cấp các dịch vụ thiết yếu khi mà các nhân viên công ty thường chỉ làm trong giờ hành chính.

Những nhược điểm tiềm ẩn của việc thuê ngoài

Các vấn đề liên lạc và hậu cần: Việc thêm nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba vào hoạt động kinh doanh có thể tạo ra các vấn đề liên lạc và hậu cần mới, đặc biệt nếu hai công ty có các phương thức kinh doanh, văn hóa công ty hoặc phong cách quản lý dự án rất khác nhau. Nếu không có sự giám sát trực tiếp, có thể khó nắm bắt được những vấn đề này trong giai đoạn đầu và khó sửa chữa hơn các vấn đề nội bộ. Điều này đặc biệt có liên quan khi làm việc khác biệt múi giờ hoạt động.

Lỗ hổng bảo mật: Việc cho phép bên thứ ba truy cập thông tin công ty có thể tạo ra lỗ hổng bảo mật. Doanh nghiệp cần theo dõi cá nhân nào có quyền truy cập vào hệ thống hoạt động của công ty, nhưng điều này tốn rất nhiều thời gian.

Sự bất ổn về cơ cấu: Không có gì đảm bảo rằng công ty thuê ngoài cung cấp dịch vụ sẽ không ngừng hoạt động, gây tốn kém thời gian thuê nhân công, tiền bạc và có thể là cả người tiêu dùng.

Chi phí ẩn: Trong khi việc thuê các nhân sự bên ngoài có thể tiết kiệm tiền cho công ty, nhưng nó có thể đi kèm với các chi phí ẩn, chẳng hạn như những thay đổi vào phút cuối trong chuỗi cung ứng. Cuối cùng, việc trả tiền cho các dịch vụ thuê ngoài theo từng dự án có thể sẽ tốn kém hơn so với thuê một nhân viên toàn thời gian.

6 hình thức dịch vụ thuê ngoài phổ biến

• Thuê ngoài quy trình kỹ thuật (EPO): Quy trình kỹ thuật bao gồm việc chỉ định các chức năng và nhiệm vụ kỹ thuật cụ thể cho một nhóm bên ngoài. Ví dụ, một số công ty ô tô thuê ngoài phát triển sản phẩm để tiếp cận thị trường mới và nâng cao chất lượng.
• Thuê ngoài phần mềm công nghệ thông tin (ITO): Một số công ty thích sử dụng nhà cung cấp bên ngoài cho các dịch vụ CNTT, chẳng hạn như phát triển phần mềm, phát triển ứng dụng, viễn thông hoặc hỗ trợ kỹ thuật, như trung tâm cuộc gọi và hỗ trợ khách hàng.

• Thuê ngoài quy trình tri thức (KPO): Quy trình tri thức đề cập đến việc thuê ngoài các quy trình kinh doanh cốt lõi, chẳng hạn như kế toán, nhập dữ liệu, nghiên cứu tiếp thị, nghiên cứu sở hữu trí tuệ hoặc tạo nội dung.
• Thuê ngoài quy trình pháp lý (LPO): Không phải tất cả các công ty đều có nhân viên đảm nhận vai trò luật sư, nhưng hầu hết các công ty sẽ có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý vào một thời điểm nào đó. Một số công ty chọn thuê ngoài các quy trình pháp lý cho luật sư của bên thứ ba, những người có thể đảm nhận công việc pháp lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý với cơ quan có thẩm quyền.
• Thuê ngoài quy trình tuyển dụng (RPO): Nhiều công ty thuê các tổ chức bên thứ ba để tìm kiếm tài năng mới. Các nhà tuyển dụng làm việc để xác định, thu hút, sàng lọc, chọn lọc và phỏng vấn các ứng viên phù hợp.
• Thuê ngoài nguồn nhân lực (RHO): Các chức năng nhân sự như trả lương, kiểm tra lý lịch, cập nhật sổ tay chính sách, quản lý phúc lợi và nhân sự đều có thể được thuê ngoài cho các chuyên gia nhân sự.