Tỷ phú Ray Dalio – nhà sáng lập của quỹ đầu tư Bridgewater Associates – nói rằng, để có thể sở hữu một sự nghiệp như ý, thì bước đi cần thiết đầu tiên chính là lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Vậy làm thế nào để có thể xác định mục tiêu và bắt tay ngay vào việc lên kế hoạch công việc cho nhân viên của bạn trong năm mới, hãy cùng Luật Vạn Tin tìm hiểu nhé!
Tại sao lại phải xác định mục tiêu và lập kế hoạch công việc?
Hai công việc này vốn đồng hành với nhau trong mọi hoạt động của mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp. Bất kỳ ai nếu muốn thực hiện một dự án nào dù lớn hay nhỏ đều cần có bước tổ chức đầy đủ và vững chắc để đảm bảo mọi vấn đề được diễn ra suôn sẻ. Lý do có thể kể đến như sau:
- Thiết lập mục tiêu và lên kế hoạch sẽ vạch ra đường hướng rõ ràng cho mọi hoạt động của tổ chức, giúp thống nhất trong suy nghĩ, hành động.
- Việc này có thể giúp tận dụng tối đa nguồn nhân lực, phát huy tận độ mọi nguồn lực sẵn có để phục vụ cho mục tiêu chung, tránh lãng phí và không đồng đều công việc
- Lên kế hoạch và có mục tiêu sẽ là căn cứ đo lường tiến độ, hiệu quả công việc nhân viên thực hiện được
- Nâng cao năng suất, gia tăng sự hài lòng, niềm tin, sự gắn bó của nhân viên với công ty
- Lường trước những vấn đề có thể xảy ra, lên phương án dự phòng và hạn chế những rủi ro không đáng có
Có thể ví mục tiêu giống như đích đến mà bạn đang nhắm tới, còn kế hoạch sẽ là bản đồ giúp bạn nắm rõ phương hướng mình cần lựa chọn. Nếu không nắm rõ về nơi bạn muốn đi thì mọi việc ta làm sau này sẽ chệch hướng, còn nếu không biết được phải làm như thế nào thì sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức cho những con đường vòng mà hiệu quả lại không cao. Chính vì lẽ đó, việc xây dựng mục tiêu và kết quả then chốt là hoạt động vô cùng quan trọng.
5 bước xác định mục tiêu đơn giản mà cực hiệu quả
Trước khi thiết lập mục tiêu, bạn cần có những bước “khởi động” thật hiệu quả. Bạn có thể tham khảo nghiên cứu của Locke – một trong những học giả tiên phong nghiên cứu về thiết lập mục tiêu và động lực. Theo Locke, một mục tiêu rõ ràng và gắn với những phản hồi thích hợp sẽ khuyến khích động lực làm việc của nhân viên. Ông cũng khẳng định khi nhân viên hướng sự tập trung vào các mục tiêu thì đó cũng là cách để gia tăng động lực làm việc, gia tăng hiệu suất làm việc của họ.
Mục tiêu trả lời cho câu hỏi: “Chúng ta muốn làm gì?”. Một mục tiêu tốt cần ngắn gọn, có tính khả thi và đủ lớn để truyền cảm hứng cho tất cả mọi người. Mục tiêu đó nên đảm bảo 5 yếu tố sau theo mô hình SMART:
S – Specific: Cụ thể
M – Measurable: Có thể đo lường
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Sau đây sẽ là 5 bước giúp bạn thiết lập được mục tiêu chuẩn SMART:
Bước 1: Cụ thể hóa mục tiêu cần thực hiện
Để làm được điều này, hãy dành thời gian nghiên cứu và trả lời 5 câu hỏi. Nếu hoàn thành nó mục tiêu sẽ dần được hé lộ:
What – Bạn cần hướng đến, đạt được điều gì trong chu kỳ công việc sắp tới?
Who – Ai là người sẽ tiến hành thực hiện và hoàn thành mục tiêu?
When – Mốc thời gian nào cần đạt được mục tiêu?
Where – Mục tiêu cần hoàn thành tại địa điểm, không gian hay trên nền tảng nào?
Why – Tại sao bạn và team cần nỗ lực để hoàn thành mục tiêu này?
Khi giải đáp được bộ 5 câu hỏi Wh-Question trên bạn sẽ có những hình dung tương đối rõ ràng về mục tiêu mình đang hướng tới
Bước 2: Sử dụng yếu tố đo lường cho mục tiêu:
Mọi mục tiêu đề ra đều nên gắn với ít nhất một cách thức đo lường và định lượng. Yếu tố đo lường cho phép bạn theo dõi quá trình làm việc của mình đang ở mức bao nhiêu, bạn cón bao nhiêu % cần hoàn thành thì đạt được mục tiêu và cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đúng với deadline.
Tuy nhiên hãy đảm bảo các yếu tố đo lường gắn với mục tiêu định lượng và hoàn toàn khách quan, tránh việc gắn mục tiêu với các yếu tố định tính cảm giác. Điều này sẽ dẫn đến sai lầm khi hoạt động và xem xét đánh giá.
Bước 3: Xác định tính khả thi của mục tiêu
Một mục tiêu thử thách và có tính truyền cảm không đồng nghĩa với xa vời, viển vông như hái sao trên trời. Do đó hãy xem xét tất cả nguồn lực (tài chính, nhân sự,…) cùng khả năng hiện tại của bản thân để thiết lập các mục tiêu vừa có ý nghĩa làm động lực vừa thực tế để nhân viên không nản lòng nếu chẳng may không thể hoàn thành 100%.
Bước 4: Xác định tính liên quan
Mọi mục tiêu được thiết lập đều cần liên quan đến mục tiêu chung lớn hơn như vậy và góp phần tạo nên bức tranh chung toàn diện. Trong một tổ chức, mục tiêu của cá nhân cần gắn bó với mục tiêu phòng ban, mục tiêu phòng ban lại gắn liền với mục tiêu của toàn bộ Ban lãnh đạo doanh nghiệp. Tất cả mục tiêu cộng hưởng để đi đến mục tiêu chung to lớn. Đây giống như các vecto chung gốc và cùng hướng vậy. Liên kết. Mạnh mẽ. Phát triển bền vững để đi đến thành công
Bước 5: Gia hạn thời gian
Khi đã xác định được mục tiêu mình cần thực hiện, bạn cần gắn việc này với một mốc thời gian và khoảng thời gian nhất định. Thời gian không nên quá dài và cũng đừng quá gấp gáp. Quá dài sẽ làm hao mòn ý chí và là cơ hội vàng cho căn bệnh trì hoãn lên ngôi, nhưng quá ngắn sẽ gây áp lực rất lớn và đôi khi khiến cho công việc không đạt chất lượng chỉ vid thiếu thời gian. Tuy nhiên gia hạn có thể tùy theo tình hình thực tế của công ty, doanh nghiệp và đảm bảo cân đối với các bộ phận khác.
5 bước để lập kế hoạch công việc, đừng bỏ qua!
Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn “Đắc nhân tâm” từng viết rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích. Cuộc đời bạn ‘sẽ’ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Như vậy, nhờ có những bản kế hoạch phù hợp, mỗi cá nhân chúng ta sẽ dễ dàng xác định được mục tiêu cần phải đạt tới là gì?
Bước 1: Liệt kê các công việc cần phải làm
Ở bước đầu tiên này, hãy thoải mái và ghi hết tất cả những công việc cần thực hiện ra. Tiếp đó hãy nhìn tổng quan xem có tất cả bao nhiêu việc phải làm và cần ít nhất bao nhiêu lâu để hoàn thành những công việc còn ngổn ngang đó. Bạn cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thiết để xác định khối lượng công việc và phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất. Bạn có thể phân chia việc theo ngày, tuần, tháng, năm để tiện quản lý và thực hiện.
Bước 2: Đặt mục tiêu phù hợp với công việc
Hãy gắn cho mỗi công việc một deadline tùy theo hiện trạng của chúng. Đảm bảo rằng thời gian bạn đặt ra hoàn toàn có thể thực hiện được và hợp lý để hoàn thành cho đúng tiến độ.
Bước 3: Sắp xếp công việc theo vị trí ưu tiên
Đây là bước vô cùng quan trọng. Bạn cần xác định rõ công việc nào cần làm trước, công việc nào cần làm sau để đảm bảo có thể dành thời gian quan tâm chúng. Nếu hoàn thành tốt bước này sẽ giúp bạn tiết kiệm “kha khá” thời gian. Bạn sẽ không mất công cho những công việc không đáng và dành sức cho những vấn đề nan giải và quan trọng hơn. Ngoài ra hãy liệt kê thêm một vài khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm cách khắc phục hoặc liên hệ một ai đó để giúp bạn nếu có vấn đề phát sinh.
4 cấp bậc ưu tiên bạn có thể sử dụng như:
– Việc quan trọng, cần làm ngay
– Việc quan trọng, chưa cần làm ngay
– Việc không quan trọng, cần làm ngay
– Việc không quan trọng, không cần làm ngay
Dựa theo 4 gạch đầu dòng này, bạn có thể phân chia công việc của mình một cách hiệu quả hơn rồi đó.
Bước 4: Tập trung thực hiện
“Mục tiêu mà không hành động thì dù có cánh cũng không bay được đến đích” (Robin Sharma – Đời ngắn đừng ngủ dài). Khi có mục tiêu, có kế hoạch thì nên bắt tay ngay trước khi căn bệnh trì hoãn lại đứng đợi bạn ở trước cửa. Hãy hoàn thành chúng bằng 100% sức lực của mình và sau đó bạn có thể nghỉ ngơi với tâm trạng thoải mái nhất. Tuy nhiên vẫn nên kết hợp làm việc và nghỉ ngơi để đi được đường dài bạn nhé.
Bước 5: Kiểm tra hiệu quả
Tưởng như dư thừa nhưng bước cuối cùng lại vô cùng cần thiết. Sau khi hoàn thành xong công việc hãy dành thời gian kiểm tra lại để đảm bảo không có sai sót gì trong quá trình thực hiện. Và đây cũng là lúc đánh giá mục tiêu có đúng tiến độ và hiệu quả như mong đợi hay không.
Trên đây là các bước xây dựng mục tiêu và lập kế hoạch cho nhân viên của bạn. Điều quan trọng với mọi mục tiêu và mọi kế hoạch là hành động, quyết tâm đến cùng không ngại gian khổ. Hy vọng rằng với 5+ bước vừa rồi có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả làm việc và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.
