Mọi doanh nghiệp đều muốn khai thác tối đa các nguồn lực của mình. Ngoài việc tạo ra nhiều lợi nhuận hơn, các công ty không ngừng nỗ lực hướng tới việc cắt giảm chi phí hoạt động tổng thể.
Công nghệ đã giúp chúng ta giải quyết một số vấn đề khó khăn nhất mà sức người là không đủ, và đối với mỗi vấn đề lớn được giải quyết bằng công nghệ, một số vấn đề nhỏ khác cũng được giải quyết.
Để tồn tại trong thế giới cạnh tranh ngày nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng hiệu quả các nguồn lực sẵn có và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp. Để ngăn chặn sự lãng phí tài nguyên, nhiều tổ chức đang hướng tới các giải pháp tự động hóa quy trình.
Một báo cáo của Formstack về tự động hóa quy trình làm việc 2018 tiết lộ rằng các nhà quản lý dành trung bình 8 giờ mỗi tuần cho các tác vụ dữ liệu thủ công. 25% người trả lời trong cuộc khảo sát đã phải dành trung bình 20 giờ mỗi tuần cho những công việc thủ công này.
Theo một cuộc khảo sát của McKinsey toàn cầu được thực hiện vào năm 2018. 57% người được hỏi đã bắt đầu tự động hóa quy trình kinh doanh tại tổ chức của họ và có ý định tập trung vào việc mở rộng nỗ lực đó hơn nữa. Kết quả của cuộc khảo sát cũng cho thấy rằng 40% tổ chức lớn dẫn đầu trong việc thực hiện tự động hóa quy trình kinh doanh so với các công ty nhỏ là 25%.
Tổ chức của bạn có nằm trong số những doanh nghiệp chưa tự động hóa? Hãy xem những lợi ích mà công ty của bạn sẽ trải qua khi bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh.
7 Lợi ích của Tự động hóa Quy trình Kinh doanh
Cải thiện hiệu quả hoạt động
Tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại nhiều lợi ích trong hoạt động của các tổ chức. Các quy trình được thực hiện tự động, có nghĩa là bạn sẽ không cần phải tự mình đảm bảo rằng một nhiệm vụ trong quá trình đang tiến triển và sang nhiệm vụ tiếp theo như thế nào. Bởi vì tự động hóa quy trình sẽ giúp việc này được lưu thông trôi chảy, tự động chuyển tiếp công việc sang bước tiếp theo trong quy trình.
Ngoài ra, tự động hóa quy trình kinh doanh cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định các tắc nghẽn trong quy trình làm việc và tiến hành cải tiến nó. Điều này góp phần vào hiệu quả quy trình tổng thể cao hơn.
Giảm chi phí
Khi các quy trình kinh doanh được thực hiện theo cách thủ công, hầu như luôn luôn có sự lãng phí tài nguyên đáng kể. Với việc tự động hóa quy trình kinh doanh, chi phí hoạt động được giảm thiểu tối đa, do đó tăng tỷ suất lợi nhuận. Các nguồn lực được sử dụng tối ưu và loại bỏ lãng phí. Tự động hóa cũng giúp các doanh nghiệp quản lý hợp đồng với nhà cung cấp một cách hiệu quả và thương lượng lại các điều khoản một cách thuận lợi.
Quản lý tài liệu
Duy trì dữ liệu và tài liệu có thể là một cơn ác mộng với các quy trình thủ công hoặc số hóa. Việc phải di chuyển dữ liệu theo cách thủ công có thể tốn thời gian và tăng khả năng xảy ra lỗi.
Khi tự động hóa được thực hiện, nó sẽ hợp lý hóa hoàn toàn việc quản lý tài liệu, giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng. Việc tổ chức và truy xuất dữ liệu được đơn giản hóa. Dữ liệu bí mật có thể được bảo mật bằng quyền truy cập dựa trên phân quyền vai trò sử dụng. Thông tin chính xác di chuyển nhịp nhàng giữa các quy trình, làm tăng năng suất của nhân viên lên nhanh chóng.
Dịch vụ khách hàng cao cấp
Quy trình kinh doanh tự động có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy trải nghiệm khách hàng. Sản phẩm là dịch vụ có thể được cung cấp cho khách hàng một cách kịp thời. Mức chất lượng được duy trì ổn định nhờ tiêu chuẩn hóa và hiệu quả cao hơn.
Thứ hai, sự đổi mới trong tự động hóa quy trình như chatbot cho phép các công ty khai thác trí tuệ nhân tạo để giải quyết các trường hợp khiếu nại và phản ánh của khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Báo cáo thông tin chi tiết và minh bạch
Tự động hóa cải thiện khả năng hiển thị của các quy trình thông qua các bảng điều khiển có thể tùy chỉnh. Các chỉ số hiệu suất chính đã thiết lập (KPI) có thể được theo dõi trong nháy mắt cho nhiều quy trình đang chạy. Các báo cáo chuyên sâu về hiệu suất quy trình cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực cần cải tiến.
Tự động hóa cũng tạo điều kiện minh bạch hóa các quy trình. Điều này giúp các nhóm được thông báo về các nhiệm vụ được giao và khuyến khích chịu trách nhiệm
Tuân thủ tốt hơn
Việc thiếu tuân thủ các quy định của ngành và luật pháp có thể gây ra chi phí rất lớn cho các tổ chức ở khắp mọi nơi. Phần mềm tự động hóa quy trình có thể giúp các doanh nghiệp tuân thủ một cách dễ dàng. Mỗi khi một quy trình tự động chạy, nhật ký ghi lại tên của những người thực hiện nhiệm vụ, chi tiết về các nhiệm vụ và tiến trình mà họ đã hoàn thành trong đó. Các nhật ký này có thể hữu ích trong quá trình đánh giá và chứng minh sự tuân thủ.
Tinh thần nhân viên được cải thiện
Một lợi thế đáng kể của tự động hóa quy trình kinh doanh là tinh thần của nhân viên cao hơn. Tự động hóa cung cấp một môi trường không có ma sát để nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao
Phê duyệt nhanh hơn, có nghĩa là các nhóm không cần phải mất thời gian chờ đợi và nhắc nhở người quản lý. Tính minh bạch trong các quy trình giúp những người có thành tích cao nhận được sự công nhận xứng đáng. Băng thông được giải phóng nhờ tự động hóa có thể thúc đẩy nhân viên đổi mới và cải thiện cách thức thực hiện công việc.
Phê duyệt nhanh hơn, có nghĩa là các nhóm không cần phải mất thời gian chờ đợi và nhắc nhở người quản lý. Tính minh bạch trong các quy trình giúp những người có thành tích cao nhận được sự công nhận xứng đáng. Băng thông được giải phóng nhờ tự động hóa có thể thúc đẩy nhân viên đổi mới và cải thiện cách thức thực hiện công việc.
Theo báo cáo năm 2015 từ Hiệp hội Quản trị Nguồn Nhân lực, 55 % nhân viên đã đánh giá việc này là “rất quan trọng” đối với sự hài lòng về công việc của mình do họ đã có cơ hội sử dụng các kỹ năng và khả năng của mình. Khi bạn cắt bớt thêm các tác vụ thủ công khỏi phần mô tả công việc của nhân viên, họ sẽ có thời gian cho các phần công việc mà họ có kỹ năng.
