Trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp, quản trị sự thay đổi – Change Management được xem là một trong những hoạt động khẳng định vị thế doanh nghiệp, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, quản trị sự thay đổi – Change Management chưa bao giờ là một việc đơn giản. Vậy Change Management là gì? Chúng có tác động ra sao tới tiến trình phát triển của một doanh nghiệp? Cùng Luật Vạn Tin khám phá ngay trong bài viết dưới đây.
Quản trị sự thay đổi (Change Management) là gì?
Change Management là thuật ngữ tiếng Anh mang hàm nghĩa quản lý sự thay đổi. Cụm từ này được lựa chọn để chỉ tất cả các phương pháp chuẩn bị và hỗ trợ các cá nhân, nhóm và các tổ chức trong việc đối diện với những thay đổi bao gồm các phương pháp tái định hướng hay định nghĩa lại việc sử dụng các nguồn lực, thay đổi trong quy trình kinh doanh, phân bổ ngân sách hay các chế độ vận hành khác nhằm tiến tới thay đổi công ty hoặc tổ chức.
Việc quản lý sự thay đổi tổ chức (Change Management) sẽ giúp mỗi một doanh nghiệp có cơ hội xem xét toàn bộ tổ chức và những gì cần phải thay đổi. Đặc biệt, việc tiến hành quản lý sự thay đổi (Change Management) sẽ liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ xã hội học cho đến khoa học hành vi, từ công nghệ thông tin cho tới các giải pháp kinh doanh vốn có.
Nguyên nhân thúc đẩy sự phát triển của Change Management
Trong bối cảnh hiện nay khi thế giới luôn có những biến động bất ngờ khó có thể lường trước, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với rất nhiều lý do để có thể tiến hành đầu tư vào các chiến lược quản lý thay đổi (Change Management)– cả ở cấp độ vi mô và vĩ mô. Dưới đây là 3 nguyên nhân chính:
- Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân
- Giảm bớt đi tình trạng tốn kém chi phí
- Nâng cao cơ hội thành công cho doanh nghiệp
#1 Thay đổi tổ chức xảy ra ở từng cá nhân một
Mỗi chúng ta đều rất dễ rơi vào “cạm bẫy” tư duy về sự thay đổi từ góc độ tổ chức. Chẳng hạn, đối với công tác sáp nhập (merger) hoặc mua lại (acquisition), cấp lãnh đạo thông thường chỉ tập trung vào các vấn đề như: cấu trúc tài chính, tích hợp dữ liệu – hệ thống hay vị trí văn phòng, vv… Tuy nhiên, việc quản trị sự thay đổi tổ chức (Change Management) luôn phải bắt đầu từ từng cá nhân một.
Rõ ràng có một sự thật đó chính là: “Doanh nghiệp không thay đổi, chỉ có con người mới thay đổi.” Chính sự chuyển đổi của mỗi thành viên sẽ tạo thành nền móng thay đổi vững chắc cho tổ chức. Nếu mỗi người không tiến hành điều chỉnh lại công việc hàng ngày của họ, những nỗ lực chuyển đổi trong doanh nghiệp gần như sẽ chẳng mang lại kết quả gì.
#2. Giảm bớt tình trạng tốn kém chi phí
Việc bỏ qua khía cạnh con người trong quản trị sự thay đổi (Change Management) sẽ dẫn tới một số những hậu quả gây hao hụt về tài chính như dưới đây:
- Năng suất sẽ suy giảm trên quy mô lớn.
- Nhà quản lý không sẵn sàng dành thời gian hoặc dành nguồn lực cần thiết để hỗ trợ thay đổi.
- Các bên liên quan chính sẽ không có mặt trong các cuộc họp quan trọng.
- Nhà cung cấp và khách hàng nhận thấy những gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp làm giảm vị thế, uy tín trên thương trường.
- Tinh thần của nhân viên bị ảnh hưởng, gây chia rẽ bè phái nội bộ.
- Tình trạng căng thẳng, bối rối và mệt mỏi gia tăng.
- Nhân viên tài năng sẽ xin nghỉ việc.
- Các dự án doanh nghiệp phụ trách sẽ trễ hạn, vượt quá ngân sách, thậm chí bị bỏ dở giữa chừng.
Mỗi doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm thiểu tối đa những hậu quả gây hao hụt tài chính nghiêm trọng trên đây khi chủ động đưa ra phương pháp tiếp cận có trọng tâm là thay đổi con người.
#3. Tăng cơ hội thành công cho doanh nghiệp
Dựa trên những nghiên cứu thực tế Change Management có sức tác động vô cùng lớn tới quá trình quản trị sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Theo nghiên cứu của Prosci (công ty giúp quản trị sự thay đổi hàng đầu trên thế giới) có tới 93% cấp lãnh đạo thực hiện quản lý thay đổi xuất sắc đã đạt hoặc vượt mục tiêu đã đề ra trước đó, trong khi chỉ 15% người quản lý sự thay đổi kém có thể làm được điều đó.Như vậy, một chiến lược quản trị sự thay đổi – Change Management tốt sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng cơ hội thành công lên gấp 6 lần.
Đặc biệt với những biến động liên tục xảy ra trong môi trường kinh doanh hiện nay, quản lý sự thay đổi – Change Management đã trở thành một trong những chức năng kinh doanh quan trọng nhất – đặc biệt trong các trường hợp sau:
- Áp dụng công nghệ mới
- Sáp nhập & mua lại.
- Thay đổi trong ban lãnh đạo (nhân sự, phong cách…)
- Chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp.
- Trong thời kỳ khủng hoảng.
Các mô hình Quản trị sự thay đổi (Change Management) hiệu quả
Dưới đây chính là một số mô hình Change Management (quản trị sự thay đổi) trong doanh nghiệp tương đối hiệu quả:
Quy trình quản trị sự thay đổi 8 bước của John Kotter
Giáo sư John P. Kotter là một Giáo sư danh dự về lãnh đạo Konosuke Matsushita, ở trường Kinh doanh Harvard. Ông đã phát minh quy trình 8 bước để dẫn dắt sự thay đổi cụ thể như sau:
- Thiết lập một cảm giác cấp bách cần thiết để tạo ra thay đổi: Bởi theo Giáo sư Kotter“Không có động lực mọi người sẽ không hỗ trợ quá trình chuyển đổi và nỗ lực sẽ chẳng đi đến đâu”.
- Tạo ra các nhóm liên minh mạnh: Bởi sự đoàn kết trong tổ chức sẽ giúp đẩy nhanh quá trình thích nghi với thay đổi
- Xây dựng tầm nhìn và chiến lược phù hợp: Điều này sẽ giúp cho sự thay đổi trở nên cụ thể hơn và nhân viên sẽ hỗ trợ nhanh hơn, thúc đẩy nhanh chóng sự thành công trong chiến lược ban đầu.
- Truyền đạt tầm nhìn về sự thay đổi: sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về những lợi ích khi tiến hành thay đổi.
- Loại bỏ trở ngại: Trước khi tiến hành thay đổi đồng bộ ở các cấp tổ chức thì cần phải tiến hành loại bỏ những trở ngại hiện đang làm suy yếu tầm nhìn bằng cách đối thoại với tất cả các nhân viên. Nhờ vậy, lãnh đạo sẽ biết được rằng ai đang chống lại sự thay đổi chung trong tổ chức. Đồng thời qua đó thì ý tưởng của nhân viên sẽ được kết hợp thực thi trong quá trình tiến hành sự thay đổi.
- Tạo ra các chiến thắng ngắn hạn: Điều này sẽ giúp nhân viên có thể dễ dàng hình dung được những gì đang diễn ra. Khi đạt được những mục tiêu thay đổi nhỏ, nhân viên sẽ có động lực tạo ra các mục tiêu thay đổi lớn hơn.
- Củng cố thành quả và tạo ra nhiều sự thay đổi hơn
- Nắm bắt sự thay đổi vào văn hoá công ty
Change Management Foundation
Change Management Foundation được định hình như hình chóp với việc quản lý dự án, quản lý mặt kỹ thuật và quản lý sự thay đổi con người từ cốt lõi cho tới định hướng của cấp lãnh đạo. Mô hình quản lý sự thay đổi bao gồm 4 bước:
- Xác định nhu cầu thay đổi
- Chuẩn bị và lên kế hoạch thay đổi
- Thực hiện thay đổi
- Bảo vệ sự thay đổi
Chu trình PDCA (Lên kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) của Deming
Chu trình PDCA (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động) được tạo ra bởi W. Edwards Deming. Đây là một phương pháp quản lý nhằm cải thiện phương pháp kinh doanh để hướng tới kiểm soát và cải tiến liên tục các quy trình và chất lượng sản phẩm. Nó bao gồm bốn giai đoạn:
- Lên kế hoạch – xây dựng các mục tiêu và quy trình
- Thực hiện – thực hiện các kế hoạch, tiến hành quy trình, tạo ra sản phẩm hay sự thay đổi trong doanh nghiệp
- Kiểm tra – nghiên cứu kết quả thu được trong thực tế và so sánh với mục tiêu thay đổi đã đề ra trước đó
- Hành động – ban hành các tiêu chuẩn mới, cải tiến các hạng mục không phù hợp
Trên đây là một số mô hình quản lý sự thay đổi thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hiện nay.
Quy trình Quản trị sự thay đổi hiệu quả cho doanh nghiệp
Để thực hiện quản trị sự thay đổi (Change Management) một cách nhanh chóng, hiệu quả và đem lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp thì trước hết doanh nghiệp bạn cần thực hiện các phương pháp được Luật Vạn Tin chia sẻ ngay dưới đây.
#1 Giao tiếp hiệu quả
Những thông tin đầy đủ mà mỗi doanh nghiệp tiến hành thu thập được trong quá trình thay đổi từ việc giao tiếp sẽ giúp họ nắm bắt và truyền tải cho nhân viên nhanh chóng và hiệu quả hơn những thay đổi trong tương lai. Để có thể dễ dàng tiếp nhận được một lượng lớn thông tin có mức độ tin cậy cao, điều mà doanh nghiệp nên thực hiện chính là tìm kiếm nhiều kênh truyền đạt đa dạng. Điều này sẽ giúp nhà quản lý có thể tiến hành truyền đạt định hướng, lợi ích của quá trình thay đổi một cách hiệu quả tới nhân viên.
#2 Thiết lập mục tiêu cụ thể
Để việc quản trị thay đổi (Change Management) trong doanh nghiệp đạt hiệu quả ở mức cao nhất thì trước hết mỗi doanh nghiệp phải bắt đầu quy trình thay đổi đó bằng cách thiết lập những mục tiêu cụ thể sao cho thật rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên, những mục tiêu được đề ra cần phải bám sát được với bối cảnh thực tế của doanh nghiệp. Đồng thời chúng phải có sự liên quan mật thiết đến với mục đích mà doanh nghiệp đã đặt ra từ ban đầu.
Quá trình giao tiếp trong nội bộ cần luôn phải được đảm bảo thông suốt để đội ngũ nhân viên có thể xác định được rõ ràng những mục tiêu đã đề ra, luôn đi đúng hướng và không tạo ra mâu thuẫn với nhu cầu của nhân viên.
#3 Lên kế hoạch thật chi tiết
Quá trình quản lý sự thay đổi (Change Management) khi được diễn ra một cách thuận lợi sẽ giúp bạn quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn. Khi sở hữu được một nguồn lực lớn và chất lượng để xây dựng và phát triển các kế hoạch, lịch trình cũng như các chiến lược kinh doanh hiệu quả, kế hoạch quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp sẽ giúp các doanh nghiệp phát triển đi lên mà vẫn giữ được tầm nhìn cũng như các hoạt động kinh doanh thường ngày. Một kế hoạch chi tiết sẽ mở ra cánh cửa thành công cho doanh nghiệp.
#4 Phát triển đội ngũ nhân viên
Vấn đề con người luôn luôn phải được đặt lên hàng đầu trong sự phát triển của hầu hết tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi quản trị sự thay đổi – Change Management điều cần thiết mà doanh nghiệp cần phải thực hiện đó là phát triển đội ngũ nhân viên của mình trong quá trình thay đổi qua phương thức đào tạo phù hợp. Hoặc có thể hiểu đây là quá trình chuyển tiếp các vị trí bởi nhân viên chính là nhân tố có tác động mạnh mẽ và trực tiếp đến sự nghiệp của doanh nghiệp bạn.
Tuy nhiên, các nhà quản lý buộc phải có đủ năng lực và khẳng định được quyền lực của mình thì mới có thể tiến hành thực hiện các thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Xét về lâu dài việc quản trị sự thay đổi – Change Management sẽ tạo cho nhân viên một môi trường làm việc năng động và khuyến khích họ cống hiến hết mình cho quá trình phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Để đạt được tới mục tiêu thay đổi cao nhất, doanh nghiệp cần sắp xếp từng nhân viên vào từng vị trí thích hợp, phù hợp với trình độ, kỹ năng và khả năng của họ.
#5 Tiến hành đánh giá và phân tích
Không chỉ giữ trách nhiệm theo dõi và đánh giá các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong quy trình thay đổi, các nhà quản lý cũng cần thiết phải tiến hành kiểm tra, đánh giá quá trình thay đổi của từng cá nhân. Đồng thời ban lãnh đạo cũng phải đánh giá được rõ ràng mức độ thay đổi thực tế trong khi hoàn thành công việc của mỗi người, dựa vào đó mà đưa ra những hướng dẫn cụ thể nhất.
Nhờ vậy, mỗi nhân viên đều có thể thực thi được các công việc theo đúng yêu cầu đã đề ra, hoàn thành được đủ KPI. Bên cạnh thực tế trên, đội ngũ nhân viên cũng cần được đầu tư và tạo điều kiện để điều chỉnh mục tiêu và cải thiện môi trường làm việc để nâng cao hiệu suất.
Với những nội dung thông tin hữu ích được chia sẻ từ Luật Vạn Tin hi vọng sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể hiểu một cách rõ ràng về định nghĩa, vai trò cũng như các phương pháp quản lý sự thay đổi – Change Management hiệu quả khi tiến hành phát triển doanh nghiệp. Mong rằng mỗi doanh nghiệp đều có thể vận dụng và đưa ra những thay đổi hợp lý nhất, tiến hành Change Management có chiến lược và đạt tới nhiều mục tiêu lớn hơn trong tương lai.
