Trước khi trở thành một CEO thành công, hầu hết nhà quản trị đều trải qua một bước đệm quan trọng đó chính là PM (Project Management) – Quản lý dự án. Những người quản lý này có nhiệm vụ chính là bao quát tổng thể dự án, xâu chuỗi và phân tích từng mảng công việc.
Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc quản lý dự án, các giai đoạn trong quản trị dự án và kỹ năng cơ bản cần thiết cho người làm PM.
Quản lý dự án là gì?
Vậy, quản lý dự án là làm gì? Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức chuyên môn, kỹ năng bản thân và công cụ đặc thù nhằm đáp ứng tất cả các yêu cầu của dự án. Ba yếu tố hội tụ ở người PM sẽ được hiểu như sau:
- Về kiến thức chuyên môn: Quản trị dự án là người có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Ngoài ra, họ còn cần am hiểu các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến dự án mình quản lý.
- Về kỹ năng bản thân: Quản trị nhân lực, khả năng bao quát công việc, nhạy bén với những thay đổi… là những kỹ năng mà người quản trị dự án cần có.
- Về công cụ đặc thù: Mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất sẽ có một công cụ hỗ trợ phù hợp. Nhiệm vụ của người quản lý là vận hành những công cụ này sao cho dự án đạt hiệu quả cao nhất.
5 giai đoạn cơ bản trong quản lý dự án
Trên thực tế, mỗi PM sẽ có một cách thức triển khai dự án khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, quản trị dự án sẽ bao gồm 5 giai đoạn sau:
1. Khởi động dự án
Đây là giai đoạn lên ý tưởng cho dự án. Trong thời gian này, người quản trị sẽ quyết định những thành viên nào phù hợp để tham gia vào dự án. Sau khi đã cân nhắc và lựa chọn, công việc tiếp theo chính là phân công cụ thể công việc cho từng người.
2. Lên kế hoạch
Giai đoạn này phác hoạ rõ nét hơn ý tưởng ban đầu của dự án. Kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ giúp cho các thành viên hình dung phần công việc của mình dễ dàng hơn. Thông thường, các nhóm dự án sẽ sắp xếp khối công việc theo thứ tự ưu tiên. Tức là, công việc nào quan trọng nhất sẽ được giải quyết đầu tiên.
Một dự án được coi là hiệu quả khi đem lại lợi nhuận cho công ty. Vì thế, đảm bảo ngân sách sao cho không vượt quá định mức cũng là điều mà người PM cần lưu ý khi hoạch định dự án.
3. Tiến hành dự án
Giai đoạn 3 khi dự án được tiến hành đóng vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc. Ở đây cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm và người quản lý. Các kỹ năng quản trị của PM sẽ được tận dụng một cách triệt để. Luôn luôn cập nhật thông tin về tiến độ dự án và điều phối, hướng dẫn các thành viên là công việc chính của quản trị dự án ở thời điểm này.
4. Báo cáo kết quả dự án
Trong giai đoạn này, có thể có những sự điều chỉnh trong phương án giải quyết công việc mà người quản trị đưa ra để phù hợp với tình hình thực tế. Ngoài ra, PM sẽ tiếp tục giám sát và hướng dẫn các thành viên nhằm đảm bảo tiến độ dự án.
5. Đóng dự án
Sau khi hoàn thành công việc và phía đối tác đã chấp nhận kết quả thực hiện. Nhóm dự án nói chung và người quản lý dự án nói riêng sẽ tự rút ra những kinh nghiệm và bài học để tiếp tục cho các dự án tiếp theo.
Những kỹ năng cần thiết để quản lý dự án hiệu quả
Để quản lý dự án tốt, các bạn có thể tham khảo 9 kỹ năng cơ bản sau:
1. Cần luôn luôn giữ liên lạc với các đồng nghiệp
Quan tâm và chia sẻ cùng các nhân viên là một trong những kỹ năng quản lý cơ bản nhưng không phải người PM nào cũng làm tốt. Thông qua các cuộc trao đổi, quản lý dự án còn nắm bắt thêm những thông tin cần thiết cho công việc. Điều này giúp tránh việc họp hành quá nhiều gây tốn thời gian của các thành viên còn lại.
2. Tương tác và làm việc tốt với các thành viên trong team công việc
Các kỹ năng quản trị nhân lực là vô cùng quan trọng. Một dự án chỉ hoàn thành tốt khi có sự phối hợp ăn ý giữa người điều hành và các thành viên trong nhóm. Hãy đảm bảo rằng với cách thức quản lý dự án này nhân viên của bạn sẽ hoàn thành tốt công việc với một tâm thế thoải mái nhất.
3. Hãy ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi lần thực hiện công việc
Hoàn thành công việc hiệu quả trong thời gian ngắn nhất với nguồn lực hiện có là kim chỉ nam mà quản lý dự án hướng tới. Ghi chép những tồn tại và rút ra kinh nghiệm sau mỗi dự án sẽ giúp người quản lý có thêm nguồn tài liệu thực tế phong phú cho các dự án tiếp theo của mình.
4. Nâng cao năng lực dự trữ kết quả công việc
Cùng với ghi chép và rút ra các bài học từ những dự án trước thì việc lưu trữ các kết quả dưới dạng biểu đồ, văn bản… cũng là một kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án. Dự trữ kết quả một cách khoa học sẽ giúp cho quá trình thực hiện công việc được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
5. Đảm bảo đúng tiến độ công việc
Để tiến độ công việc được đảm bảo cần có sự bao quát của quản lý dự án. Đôn đốc và nhắc nhở các thành viên hoàn thành tốt công việc của mình là điều mà PM cần làm. Tuy nhiên, cách thức phải phù hợp với hoàn cảnh và tính chất công việc.
6. Thích ứng nhanh với thay đổi trong dự án
Một PM giỏi là người kiểm soát tốt tình hình hiện tại và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Đây là một kỹ năng dựa trên những kinh nghiệm thực tế đồng thời là sự nhạy bén của bản thân người quản lý.
7. Bình tĩnh trong mọi tình huống
Sự khác biệt giữa nhân viên và người quản lý nằm ở cách tiếp cận những rủi ro. Hãy trấn an các nhân viên của bạn khi có tình huống xấu xảy ra. Project manager cần bình tĩnh để phân công người xử lý công việc và đưa ra phương án dự phòng để bảo toàn thành quả công việc.
8. Kỹ năng phân tích tốt
Ngoài khả năng bao quát công việc thì óc phân tích cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp cho các PM đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp với từng dự án.
9. Khả năng hoạch định phương án
Đây là một kỹ năng nâng cao và đòi hỏi người quản trị dự án phải trau dồi trong một khoảng thời gian dài. Ở những dự án lớn, ngoài việc lên tiến độ dự án và phân bổ nguồn lực, PM còn cần đưa ra một vài phương án dự phòng khi có rủi ro trong quá trình thực hiện công việc..
Có thể quản lý dự án không phải là người quyết định các bước đi sau này của công ty nhưng là người quyết định đến sự thành công hay thất bại của một dự án. Hi vọng với những thông tin trên, các bạn đã phần nào hiểu hơn về tính chất cũng như công việc của quản lý dự án. Chúc bạn thành công!
