Từ trước đến nay khi nhắc đến hệ thống quản trị doanh nghiệp, người ta hay đề cập đến cụm từ ERP như là một cách quản lý thông minh. Vậy có bao giờ bạn tự hỏi ERP là gì? Vì sao doanh nghiệp nên ứng dụng ERP cho mình? Đâu mới là nơi cung cấp phần mềm uy tín nhất? Hãy để Luật Vạn Tin chia sẻ cho bạn các thông tin chi tiết ngay sau đây nhé!
ERP là gì?
ERP là cụm từ tiếng Anh được viết tắt nên muốn biết ERP là gì chúng ta cần giải mã được những từ ngữ ẩn chứa bên trong.
Theo các chuyên gia quản trị doanh nghiệp cho biết ERP chính là chữ cái đầu tiên của cụm từ Enterprise Resource Planning. Có nghĩa là:
- R – Resource: Nguồn lực hay tài nguyên công ty. Nó được dùng để chỉ tất cả các nguồn lực mà một doanh nghiệp có thể tận dụng để phát triển mạnh mẽ, nhất là về đội ngũ nguồn nhân lực.
- P – Planing: Hay còn gọi là kế hoạch. Phần mềm hệ thống có tính năng lên trước mọi kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và thậm chí là hoạch định chiến lược phát triển mạnh mẽ về sau. Theo đó, hệ thống sẽ đưa ra cho bạn các tính toán chuẩn xác và những dự báo có thể xảy ra trong tương lai để lên kế hoạch ứng phó.
- E – Enterprise: Mang ý nghĩa kết nối và đồng bộ tất cả các công việc được phân chia riêng biệt cho các phòng ban. Hầu như mọi thông tin có liên quan đều được ERP cập nhật trên toàn hệ thống với thời gian xác định. Đây là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ chuyên nghiệp để giảm tối đa các sai sót có khả năng xảy ra.
>>>>> Xem ngay: Top 5 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cho doanh nghiệp
Lợi ích của hệ thống ERP với doanh nghiệp
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp cảm thấy đau đầu bởi sự hoạt động thiếu liên kết của các phòng ban và cả hệ thống quản trị công ty. Nhiều khi một chỉ thị hoặc một thông tin mới cần cập nhật phải trải qua nhiều công đoạn mới được phổ rộng gây mất rất nhiều thời gian và công sức của cả đội ngũ nhân viên. Chính vì lẽ đó mà phần mềm ERP đã ra đời.
Phần mềm ERP cho thấy nhiều tính năng ưu việt như có khả năng đồng bộ cao nhờ tính liên kết chặt chẽ của hệ thống IT, sự phối hợp của các phòng ban và hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh. Ngoài ra, hệ thống phần mềm này còn có tính linh hoạt tốt giúp cập nhật mọi thông tin và thay đổi nhanh chóng.
Đó chính là lý do vì sao phần mềm hệ thống ERP đem đến rất nhiều lợi ích sau đây cho doanh nghiệp Việt Nam:
- Hỗ trợ nhân viên làm việc dễ dàng: ERP giảm thiểu các thao tác thủ công bằng quy trình tự động hóa. Điều này giúp mỗi một nhân viên nhận được thông tin nhanh chóng về bộ phận làm việc, ngày công, lương thưởng và cả kho tài liệu khổng lồ tại công ty,… Mọi công việc theo đó sẽ được tiến hành một cách trơn tru và dễ dàng hơn rất nhiều.
- Gia tăng hiệu quả công việc: Trên hệ thống ERP quy trình và kế hoạch kinh doanh được xây dựng rõ ràng. Qua đó doanh nghiệp sẽ có định hướng phát triển đúng đắn giúp hiệu quả công việc được tăng cường một cách tối ưu.
- Hạn chế tối đa sai sót dữ liệu: Việc dịch chuyển dữ liệu thủ công từ phòng ban này qua phòng ban khác thường dễ xảy ra nhiều sai sót. Nhưng với phần mềm ERP thì chỉ cần một thao tác đơn giản, dữ liệu sẽ được cập nhật trên toàn hệ thống giúp tình trạng sai sót dữ liệu được hạn chế xuống mức thấp nhất.
- Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý chuyên nghiệp các đơn hàng khi nhân viên dễ dàng tra cứu mọi thông tin khách hàng trên hệ thống. Tiện ích này còn góp phần đem đến nghiệp vụ kế toán đáng tin cậy khi giảm thiểu sự nhầm lẫn tai hại.
Nhưng bạn cần lưu ý là khi sử dụng phần mềm ERP bạn cũng cần đến một nhà quản trị chuyên nghiệp để mọi thứ được vận hành trơn tru. Vì vậy khi này bạn có thể liên hệ với Luật Vạn Tin để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.
Hạn chế của hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, xong mọi người cũng cần chú ý đến nhược điểm và rủi ro của hệ thống này. Những nhược điểm sau đây người mua có thể gặp phải khi đang triển khai một hệ thống ERP mới:
Chi phí của một phần mềm ERP
Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản lớn nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng.
Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai
Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.
Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác.
Việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp sẽ chú trọng vào việc cải tiến cũng như phát triển hệ thống nội bộ của công ty, việc áp dụng nó để thu được hiệu quả cao sẽ dành cho những người kiên trì với nó. Để có thể đạt được giá trị theo tầm quốc tế nhưng vẫn giữ được hình thái hay khuôn mẫu của doanh nghiệp Việt Nam, việc lựa chọn đơn vị triển khai ERP cần được nghiên cứu tỉ mỉ. Tuy thời gian triển khai có thể mất từ vài tháng cho đến vài năm, nhưng giá trị nó đem lại doanh nghiệp trong tương lai sẽ cực kỳ to lớn.
