Công ty, tổ chức, tập thể sẽ không thể hoạt động theo tiến trình trơn tru và trọn vẹn nếu thiếu đi kế hoạch quản lý. Càng muốn phát triển, muốn đi đường dài và tồn tại bền vững, bay cao, bay xa trên thị phần kinh tế, các lãnh đạo càng cần quan tâm đến việc xây dựng và cụ thể hóa đường hướng hoạt động để quản lý doanh nghiệp đúng hướng, đúng đường và đi theo chuẩn mục tiêu đã đặt ra.
Kế hoạch quản lý là gì?
Trước khi bắt tay vào xây dựng và tiến hành vận hành doanh nghiệp, người đứng đầu cũng như bộ phận lãnh đạo cần tự mình xây dựng một kế hoạch quản lý không chỉ đi theo đúng mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh ban đầu đã đề ra mà còn phải phù hợp với đặc điểm, tính chất của công ty cũng như khả năng của bộ máy nhân sự.
Nhìn chung, kế hoạch quản lý là tập hợp những định hướng, phương hướng, mục tiêu và cách thức hoạt động, triển khai từng bước nhằm đạt được giá trị mà doanh nghiệp hướng đến. Bản kế hoạch này cần được xây dựng một cách cụ thể, chặt chẽ, minh bạch và rõ ràng để đảm bảo quá trình triển khai phía sau không gặp khúc mắc hay rủi ro lớn.
Sở hữu một bản kế hoạch quản lý công phu sẽ góp phần lớn trong việc hiệu quả hóa tổng thể quy trình vận hành doanh nghiệp và giúp tổ chức có thể vững bước trên con đường hoạt động của mình, sẵn sàng đối mặt với thương trường phức tạp và thị phần kinh tế có sức đào thải cao.
Vai trò của kế hoạch quản lý trong doanh nghiệp
Trong doanh nghiệp, kế hoạch quản lý đóng vai trò là “nút thắt” tối quan trọng cho sự phát triển và vận hành lâu dài. Không chỉ có sứ mệnh thể hiện rõ ràng, đủ đầy và tối ưu những giá trị, mục tiêu, tầm nhìn đường dài và ngắn hạn mà lãnh đạo công ty đã đề đạt, chốt từ những ngày đầu, mà kế hoạch quản lý hơn hết còn chỉ ra cách thức hoạt động, hình thức triển khai công việc, đường hướng phát triển và kiểm soát bộ máy nhân sự, chất lượng sản phẩm.
Đóng vai trò cần thiết và thật sự quan trọng với tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, kế hoạch quản lý giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng, đúng hướng trong theo dõi, kiểm soát bộ máy hoạt động của cả tập thể, giảm thiểu tối đa những yếu tố thay đổi, tác động từ môi trường bên ngoài, cũng như cân đối ngân sách quản lý, sử dụng tài sản hiện vật và nhân lực. Đồng thời, nó cũng mang lại những tiêu chuẩn đánh giá, kiểm tra chất lượng công việc rõ ràng.
Chưa hết, với nhân sự, kế hoạch quản lý sẽ là cơ sở để họ tự xây dựng cho mình kỷ luật và mục tiêu chung trong công việc nhằm đảm bảo hiệu suất và chất lượng thực hiện. Quy trình quản lý rõ ràng, minh bạch cũng giúp nhân viên đảm bảo được quyền lợi của họ và có ấn tượng tốt hơn về văn hóa xây dựng doanh nghiệp. Nhờ đó, công ty cũng có thể giữ chân nhân sự cứng nghiệp vụ và tạo nên một tập thể đồng đều, vận hành trơn tru.
6 bước xây dựng và thực hiện kế hoạch quản lý tối ưu, hiệu quả
Kế hoạch quản lý vô cùng quan trọng, đây là điều không thể bàn cãi. Tuy nhiên, dù đã hiểu và nhận thức rõ ràng sự cần thiết của yếu tố này, nhiều người đứng đầu vẫn còn lúng túng và mắc kẹt trong bản kế hoạch của chính doanh nghiệp mình. Bỡ ngỡ, mơ hồ và không đủ kiến thức, đây chính là những lý do chính để chủ công ty tự nhấn chìm hoạt động và sự phát triển của tổ chức, tập thể mình đang lèo lái, vận hành.
6 bước xây dựng và thực hiện kế hoạch quản lý dưới đây sẽ phần nào dễ dàng hóa hoạt động xây dựng và giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn đủ đầy, rõ nét hơn về một bản kế hoạch tối ưu, hiệu quả dành cho công ty của mình:
Bước 1: Hiểu rõ lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động cùng nhu cầu của phân khúc khách hàng mình hướng đến
Có cho mình lượng kiến thức và tìm hiểu chắc chắn về lĩnh vực kinh doanh của công ty, thực sự hiểu tập thể đang tồn tại vì điều gì, với mục đích đem lại giá trị như thế nào cho thị phần kinh tế và cộng đồng xã hội, đây là yếu tố tiên quyết để người lãnh đạo bước đầu xây dựng cho mình những nền tảng vững chắc trong kế hoạch quản lí cả bộ máy vận hành doanh nghiệp và hệ thống nhân sự nói chung đạt chất lượng chuẩn và nằm ở mức tốt nhất.
Bước 2: Xây dựng mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi kỹ lưỡng
Khi đã có cho mình nguồn thông tin và dữ liệu cụ thể, các nhà lãnh đạo cần bắt tay vào định hướng mục tiêu, xác định rõ ràng các cột mốc thành tựu doanh nghiệp cần đảm bảo đạt được trong tương lai.
Nhìn nhận rõ ràng kỳ vọng thu được, người đứng đầu sẽ giảm trừ được nhiều khó khăn trong tiến trình thực hiện từng bước ở kế hoạch quản lý và có cái nhìn bao quát, toàn diện nhất về đường hướng dẫn dắt nhân sự cùng chất lượng sản phẩm đầu ra của công ty. Nhờ vậy, sự phát triển của tập thể cũng được đảm bảo hơn và bản kế hoạch cũng phát huy đủ đầy giá trị của mình.
Bước 3: Thiết lập từng hoạt động của cả công ty nói chung và từng phòng ban nói riêng, hướng đến mục tiêu đã chốt
Hoạt động khó khăn và gây nhiều trăn trở nhất đối với người quản lý chính là làm thế nào để tối ưu hóa bộ máy nhân sự, vừa quản lý họ làm việc, vận hành công việc tốt, hiệu quả, vừa xây dựng nên một nền móng văn hóa doanh nghiệp vững chắc, gây được tiếng vang ngay trong lĩnh vực mình hoạt động.
Chính vì vậy, khi trực tiếp bắt tay vào quy trình đào tạo, quản lý nhân viên, các “ông lớn” lão làng, lành nghề trong Ban Lãnh đạo và bộ máy trường nhóm, phó phòng tùy từng doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến cách thức giao việc, kiểm soát và quản lý các nhân sự của mình, đảm bảo họ có thể thoải mái phát huy hết năng lực chuyên môn trong công việc, góp từng bước nhỏ trong chu trình hoạt động, phát triển doanh nghiệp.
Ngoài ra, trong kế hoạch quản lý, 1 yếu tố không thể không nhắc đến chính là chất lượng sản phẩm đầu ra. Đây được xem là “giao kèo vàng” giữa công ty và đối tác, khách hàng, khẳng định uy tín và giá trị của vật phẩm, dịch vụ nói riêng và toàn thể bộ mặt công ty nói chung. Vì vậy, trong quản lý, người đứng đầu cũng cần thật sự thận trọng, kiểm soát kỹ lưỡng yếu tố này.
Bước 4: Quan tâm tới các yếu tố mang tính đe dọa và thách thức trong suốt quá trình thực hiện, vận hành kế hoạch quản lý
Đối mặt với thương trường nhiều biến động và cực kỳ khắc nghiệt, bên cạnh các ưu điểm và điểm mạnh từ đầu doanh nghiệp đã tự mình nhận thấy và tối ưu hóa, chắc chắn cũng sẽ tồn tại những đe dọa, thách thức, nguy cơ ảnh hưởng lớn đến quy trình vận hành nói chung và chất lượng doanh thu, lỗ lãi của cả doanh nghiệp nói riêng.
“Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”, khi người đứng đầu có sự chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng ngay trong bản kế hoạch quản lý về những khó khăn, thách thức doanh nghiệp có thể gặp phải và một vài đề xuất, giải pháp, chắc chắn tập thể sẽ có sự tự tin và dám bước những bước đi táo bạo hơn, chuyển mình nhanh chóng ở thị phần kinh tế Việt Nam.
Bước 5: Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện đã đề ra trong kế hoạch quản lý
Dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc kiểm soát và đánh giá kỹ lưỡng tiến độ thực hiện của các yếu tố trong kế hoạch quản lý luôn thật sự cần thiết. Không chỉ là thước đo tiêu chuẩn để xem xét tay nghề và tiến độ thực hiện công việc của nhân công, khi tiến hành kiểm tra thường xuyên, người đứng đầu cũng có thể dễ dàng nhận ra sai sót, vấn đề nếu có và kịp thời tìm ra giải pháp tốt nhất để bảo đảm bộ mặt, hoạt động công ty.
Bước 6: Xem xét thay đổi, cải tạo kế hoạch quản lý theo dòng chảy thời đại trên thị trường kinh tế
Với sự thay đổi chóng mặt của thông tin và công nghệ như hiện nay, nhu cầu của khách hàng cũng dần thay đổi. Chính vì vậy, để không bị lỗi thời với thời đại, người lãnh đạo cần thường xuyên cập nhật tin tức, tiến hành đánh giá bản kế hoạch mình đã gửi về Ban Quản lý và có cho mình những sự cải tiến, thay đổi mới nhất, hiện đại và hợp lý nhất dành cho tổng thể kết quả chung của doanh nghiệp.
Kế hoạch quản lý là điều không chủ doanh nghiệp và quản lý nào có thể làm ngơ. Yếu tố quan trọng này được coi là chiếc la bàn trong công ty, dẫn dắt, định hướng và khiến không chỉ các nhà quản lý khác, mà tất cả mọi người đều có một cái nhìn cụ thể, rõ nét nhất về đặc điểm quản lý của tập thể, từ đó xây dựng được mục tiêu chung và mục đích cụ thể sao cho ăn khớp với tính chất chung trong doanh nghiệp của mình.
