Để thực hiện được những dự định và mục tiêu trong công việc một cách tốt nhất, chúng ta cần phải sử dụng các nguồn lực hiệu quả. Đây chính là lý do mỗi nhân viên cần phải có các bản kế hoạch làm việc cho riêng mình. Sau đây, Luật Vạn Tin sẽ cùng bạn tìm hiểu về các bước xây dựng bản kế hoạch làm việc cũng như vai trò của chúng trong quá trình thực hiện công việc.
Kế hoạch làm việc là gì?
Kế hoạch làm việc được hiểu là những bảng biểu sắp xếp các công việc theo trình tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu và hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Lập kế hoạch làm việc sẽ giúp chúng ta lên được danh sách các công việc cần làm. Từ đó tránh được những bỏ sót khi khối lượng công việc quá lớn, đồng thời kế hoạch làm việc khoa học cũng giúp cá nhân rút ngắn thời gian thực hiện công việc và có được những khoảng trống để nghỉ ngơi.
Việc lập kế hoạch làm việc thật sự rất cần thiết đối với mỗi cá nhân trong tập thể bao gồm nhà lãnh đạo, trưởng các phòng ban và toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Vì sao cần lập kế hoạch làm việc?
Tất nhiên, lên kế hoạch làm việc đóng vai trò quan trọng không chỉ đối với mỗi cá nhân mà còn là cả một tập thể.
Kế hoạch làm việc giúp gắn mục tiêu đề ra vào thời gian nhất định
Khi có một bản kế hoạch rõ ràng đồng nghĩa với việc bạn đã xác định được thời gian dành cho công việc đó là bao nhiêu. Sắp xếp công việc và thực hiện chúng theo một thời khoá biểu khoa học là cách giúp bạn có được những khoảng nghỉ ngơi quý báu. Ngoài ra, chúng ta còn tránh được tình trạng chồng chéo công việc hoặc giải quyết công việc một cách dàn trải, không dứt khoát dẫn đến tâm lý mệt mỏi và chán nản.
Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cách thức thực hiện mục tiêu đó
Trong bản kế hoạch công việc, bạn sẽ liệt kê các công việc cần làm, mục tiêu đặt ra và cách thức để thực hiện chúng một cách tốt nhất. Thực tế, các bản kế hoạch làm việc không nhất thiết phải theo một khuôn mẫu giống nhau. Bạn có thể xây dựng chúng theo cách mà bản thân mình cảm thấy dễ hiểu nhất.
Giúp người quản lý theo dõi và kiểm tra được tiến độ dự án
Nếu trong một nhóm dự án, các thành viên không có bản kế hoạch cụ thể mà người quản lý chỉ đơn thuần giao việc cho mỗi người. Chúng ta sẽ xử lý công việc theo cách dàn trải và không có trọng tâm. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro khi có những tình huống bất ngờ xảy ra bởi có thể bạn thiếu các phương án dự phòng, thiếu thời gian, thậm chí thiếu cả ngân sách và nguồn nhân lực để xử lý tình huống đó.
7 bước lập kế hoạch làm việc hiệu quả
Các bạn có thể tham khảo 6 bước để xây dựng kế hoạch làm việc dưới đây:
- Xác định mục đích của việc lập kế hoạch là gì?
Chúng ta có rất nhiều lý do khác nhau khi lập một bản kế hoạch công việc và hầu hết các bản kế hoạch đều xây dựng để áp dụng trong một khoảng thời gian nào đó (có thể theo tuần, tháng hoặc năm). Xác định được mục đích sẽ khiến cho việc lên kế hoạch được dễ dàng hơn.
Đối với nhân viên trong công ty, bản kế hoạch làm việc sẽ được lập ngay sau khi kich off dự án. Mục đích chính là giúp mọi thành viên trong team nắm được cơ bản những nội dung sắp triển khai và công việc cụ thể của từng người. Ban lãnh đạo sẽ thông qua đó để có cái nhìn khái quát hơn về những hoạt động sắp tới của doanh nghiệp.
- Giới thiệu và trình bày các thông tin chung của bản kế hoạch
Khi mỗi cá nhân xây dựng một bản kế hoạch làm việc để trình bày trước người lãnh đạo cùng các thành viên khác trong nhóm thì việc giới thiệu các thông tin chung là cần thiết.
- Về phần giới thiệu: Hãy nêu lý do của việc lập bản kế hoạch cũng như tên các dự án bạn sắp tham gia. Yêu cầu cho phần giới thiệu này cần ngắn gọn và tạo sự cuốn hút.
- Về phần thông tin chung: Phần này trình bày qua về các nội dung mà bạn sẽ đảm nhận trong dự án, các vướng mắc có thể xảy ra và đề xuất một vài hướng giải quyết.
- Xác định mục tiêu công việc đặt ra trong bản kế hoạch
Mục tiêu công việc càng rõ ràng thì hướng giải quyết bạn nêu ra trong bản kế hoạch sẽ càng chi tiết. Bạn có thể liệt kê danh sách các mục tiêu đề ra và gạch bỏ dần dần chúng khi đã hoàn thành. Các mục tiêu có thể chia ra thành ngắn, trung hoặc dài hạn tuỳ thuộc vào nội dung công việc mà bạn cần làm.
Ví dụ: Công ty chạy chương trình khuyến mãi để kích cầu mua sắm, nhân viên phải bán được 1000 sản phẩm trong vòng 1 tháng. Đây có thể coi là mục tiêu trong ngắn hạn. Tuy nhiên, cũng trong bản kế hoạch này, mục tiêu dài hạn đó là duy trì được lượng khách hàng tối thiểu và gia tăng thêm nhiều khách hàng mới khi chương trình khuyến mãi kết thúc.
- Liệt kê nguồn lực hiện tại
Bạn hãy liệt kê tất cả các nguồn lực có thể hỗ trợ khi bạn thực hiện công việc. Nguồn lực ở đây được hiểu là các tài liệu phục vụ cho dự án, nhân sự, chuyên gia tư vấn, nguồn tài chính… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đề xuất với người lãnh đạo cung cấp thêm các nguồn lực để quá trình thực hiện công việc được diễn ra suôn sẻ nhất.
- Nêu ra các ràng buộc
Những ràng buộc trong công việc là không thể tránh khỏi. Vì vậy, nếu tìm ra phương án để loại bỏ hoặc tránh được ràng buộc thì hãy nhanh chóng ghi lại ý tưởng này trong bản kế hoạch của mình. Trong nhiều trường hợp, bạn phải đưa ra những lựa chọn. Hãy trao đổi chúng với các thành viên khác hoặc người phụ trách để tìm ra phương án phù hợp nhất.
- Người chịu trách nhiệm chính khi thực hiện bản kế hoạch là ai?
Thông thường, nếu là bản kế hoạch làm việc của cá nhân thì người chịu trách nhiệm chính là cá nhân đó. Tuy nhiên, đối với người lão đạo hoặc trưởng các phòng ban thì bản kế hoạch mang tính chất bao quát và tổng thể hơn. Tại từng hạng mục công việc của dự án sẽ có người chịu trách nhiệm chính. Điều này tạo động lực giúp các thành viên làm việc hiệu quả hơn.
- Đưa ra phương án giải quyết
Sau khi kế hoạch đã được phác thảo sơ bộ thì việc cuối cùng chính là tìm ra cách thức để xử lý công việc. Các bạn cần:
- Liệt kê những bước làm cụ thể: Ở đây, chúng ta sẽ xác định những việc cần làm hàng ngày và hàng tuần, đánh giá và tổng kết công việc theo tháng. Đối với người quản lý chung, các bạn hãy dựa vào những bản kế hoạch làm việc cá nhân để giám sát và kiểm tra tiến độ của từng thành viên trong dự án.
- Lên deadline cho từng hạng mục công việc: Xác định thời gian cuối cùng để hoàn thành công việc chính là cách để đảm bảo cho việc thực hiện dự án không bị chệch ra khỏi kế hoạch ban đầu.
Kế hoạch làm việc thực chất giống một chiếc la bàn giúp các bạn định hướng tốt công việc. Hi vọng với những thông tin bài viết cung cấp trên đây, các bạn sẽ có được những tham khảo hữu ích. Chúc các bạn vui vẻ!
