Quy trình quản lý hợp đồng là một trong những quy trình đóng vai trò tiên quyết trong thành công của một doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ đem tới lời khuyên hữu ích với những doanh nghiệp đang cần tìm kiếm và xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng hoạt động hiệu quả.
Quy trình quản lý hợp đồng là gì?
Quy trình quản lý hợp đồng là quy trình thường xuyên được các doanh nghiệp ứng dụng vào quá trình kinh doanh của mình để có thể kiểm tra, giám sát được toàn bộ những hợp đồng đã được ký kết với khách hàng, nhà cung cấp, các đối tác hoặc nhân viên trong công ty.
Quy trình quản lý hợp đồng bao gồm việc thương lượng giữa các bên về các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng và đảm bảo các bên đều tuân thủ các điều khoản và điều kiện ấy. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, một vài điều khoản sẽ có thể được thay đổi cho phù hợp với thực tiễn.
Quy trình này sẽ bao gồm việc quản lý các hợp đồng thương mại thông thường bao gồm đơn đặt hàng , hóa đơn bán hàng, hợp đồng tiện ích, hợp đồng xây dựng. Ngoài ra còn ứng dụng khi cần quản lý các hợp đồng phức tạp cần thiết cho các dự án xây dựng, hàng hóa hoặc dịch vụ được quản lý cao, hàng hóa hoặc dịch vụ có thông số kỹ thuật chi tiết, thỏa thuận sở hữu trí tuệ (IP), gia công phần mềm hay liên quan tới thương mại quốc tế. Cơ bản với những hợp đồng quan trọng nhiều doanh nghiệp thường ứng dụng phần mềm quản lý hợp đồng để có thể quản lý hiệu quả hơn
>>>>> Có thể bạn quan tâm: Cách thiết lập quy trình tuyển dụng hiệu quả
Tầm quan trọng của quy trình quản lý hợp đồng với doanh nghiệp
Việc xây dựng một quy trình quản lý hợp hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, từ đó có thể thực hiện được mục tiêu kinh doanh đã đề ra trước đó. Ngoài ra có một quy trình quản lý hợp đồng khoa học, những rủi ro xảy ra trong quá trình thực hiện có thể được giảm xuống tới mức đáng kể.
Bên cạnh đó, việc quan tâm nhiều hơn tới quá trình quản lý hợp đồng sẽ giúp đảm bảo hợp đồng được bảo quản, tránh để chúng bị thất lạc hay hư hỏng. Trong tương lai nếu cần truy xuất nhằm phục vụ cho việc gia hạn hợp đồng, hay hủy bỏ, thay đổi các điều khoản cũng sẽ được tiến hành nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Đồng thời khi doanh nghiệp có một quy trình quản lý hợp đồng cố định, thì mọi kế hoạch liên quan tới quá trình ký kết, thực hiện, gia hạn,… đều sẽ được tiến hành trình tự theo kế hoạch định sẵn, không vướng phải những sai phạm không đáng có.
Ngoài ra một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp cho các doanh nghiệp có thể đưa ra được tầm nhìn đúng đắn và tối ưu nhất trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng. Và nhờ có một quy trình tổng thể nên doanh nghiệp có thể xác định rõ vai trò của từng bộ phận, phòng ban liên quan trong từng khâu. Từ đó làm tăng sự gắn kết cũng như dễ dàng phát hiện ra sai sót trong quá trình quản lý hợp đồng.
Đặc biệt một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt những hợp đồng đã ký kết.
Các giai đoạn tạo quy trình quản lý hợp đồng
Để xây dựng nên quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả các doanh nghiệp cần phải đầu tư thời gian, phân tích kỹ lưỡng nhằm được ra những yêu cầu, quy chuẩn nhất định cho từng bước của quy trình hiện tại.
Giai đoạn 1: Xác định chi tiết các bước dự kiến trong quá trình ký kết và quản lý hợp đồng
Các bước cụ thể trong giai đoạn này là:
Bước 1: Xác định yêu cầu, mục tiêu và tiến hành lập kế hoạch
Để quy trình quản lý hợp đồng có thể được ứng dụng rộng rãi trong toàn bộ hoạt động của công ty thì quy trình quản lý hợp đồng được tạo lập phải đảm bảo phù hợp với quy mô, nhu cầu cũng như nguồn lực của công ty bạn.
Chiến lược quản lý hợp đồng của mỗi doanh nghiệp chính là một lộ trình linh hoạt bao gồm các quy trình giải quyết tất cả các loại thỏa thuận của công ty, từ hợp đồng lao động tiêu chuẩn đến thủ tục giấy tờ từ các giao dịch phức tạp. Bước đầu tiên để phát triển chiến lược của bạn là xác định nhu cầu của doanh nghiệp cụ thể bao gồm:
- Xác định được những loại hợp đồng cần quản lý cùng với số lượng chi tiết của chúng
- Xác định những thỏa thuận tiêu chuẩn mà doanh nghiệp thường sử dụng nhiều lần trong các hợp đồng trước đây
- Chỉ rõ ra những phòng ban, cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm thực thi giám sát trong từng giai đoạn của quản lý hợp đồng. Đồng thời phải xác định cụ thể công việc của họ cần phải hoàn thành.
- Thống kê lại những rắc rối thường gặp liên quan tới việc ký kết, giải quyết hợp đồng trong quá khứ từ đó dự đoán những vấn đề có khả năng phát sinh trong hiện tại. Ví dụ: các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng phải giải quyết những gì sẽ xảy ra nếu khách hàng xin phá sản, ngừng kinh doanh hoặc bán công ty, cùng với bất kỳ trường hợp nào khác có thể phát sinh.
- Những nguồn lực chính tác động vào quy trình
Bước 2: Soạn thảo, ký kết hợp đồng
Khi soạn thảo hợp đồng doanh nghiệp cần phải tham khảo ý kiến của cố vấn nội bộ hoặc luật sư, đặc biệt khi hợp đồng xuất hiện một vài dấu hiệu hay điều khoản bất thường. Cách tốt nhất đó chính là sử dụng mẫu hợp đồng được soạn thảo sẵn do phòng pháp lý của công ty soạn thảo. Từ đó sẽ đảm bảo được tất cả thông tin đều được cập nhật và tất cả những điều khoản bắt buộc đều được tự động đưa vào.
Khi soạn thảo hoặc soạn thảo các điều khoản của hợp đồng , điều quan trọng chính là phải chú ý đến cách diễn đạt sao cho chính xác, cụ thể. Bất kỳ sự mơ hồ nào cũng có thể dẫn tới những hậu quả nặng nề không thể lường trước, thậm chí ảnh hưởng trực tiếp tới tiềm lực tài chính của công ty.
Đặc biệt những yếu tố quan trọng như: Mã số của hợp đồng; Số thứ tự của file hợp đồng bản mềm; Thời gian ký kết hợp đồng; Giá trị của hợp đồng trước thuế và sau thuế; Phụ lục của hợp đồng… cần được xác định rõ ràng. Sau khi hợp đồng đã được hoàn thiện và nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan thì sẽ đi đến ký kết. Toàn bộ quá trình trên cần được tiến hành nhanh chóng chính xác và giám sát chặt chẽ.
Bước 3: Sao chép, lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng
Đây là một trong những bước quan trọng trong quy trình quản lý hợp đồng. Việc tiến hành lưu trữ hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được nhiều những rủi ro. Cùng với đó việc dựa vào hợp đồng đang được sao chép, lưu trữ ta cũng có thể biết được đối tác có đang thực hiện đúng những thỏa thuận đã ký kết hay không. Nếu không thì bản hợp đồng chính là vũ khí giúp cho doanh nghiệp sẽ được bồi thường một khoản xứng đáng.
Việc lưu trữ hợp đồng có thể được tiến hành thủ công trong các kho, kệ hoặc lưu trữ trên kho dữ liệu điện tử, thông qua các phần mềm. Việc lưu trữ thông qua các phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích, không gian văn phòng, vừa có thể tiết kiệm chi phí nhân công, và quá trình truy xuất tìm kiếm sau này cũng sẽ được thực hiện đơn giản, tiện lợi hơn.
Bước 4: Thực hiện quản lý, bổ sung các loại thông tin trong hợp đồng
Sau khi đàm phán, đi tới ký kết, nếu có những thay đổi bất ngờ gì liên quan tới các điều khoản trong hợp đồng thì hai bên cần phải ngồi lại bàn bạc để đưa ra quyết định cuối cùng. Các bên liên quan chấp thuận sửa đổi thì điều khoản đó trong hợp đồng mới thông qua thay thế. Nếu không đạt tới sự thống nhất thì hợp đồng sẽ vẫn được giữ nguyên đảm bảo được quyền lợi các bên đúng như thỏa thuận.
Bước 5: Kiểm tra, báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng
Tiến độ được ghi trong hợp đồng cần phải được giám sát chặt chẽ sao cho mọi tiến trình sẽ được thực hiện đúng như dự kiến ban đầu. Việc báo cáo thường niên, chi tiết sẽ giúp đảm bảo tiến độ của hợp đồng. Khi quá trình giám sát, kiểm tra được đẩy mạnh trong việc quản lý hợp đồng thì những sai sót, vấn đề phát sinh sẽ kịp thời được phát hiện, xử lý. Bởi vậy nên việc kiểm tra báo cáo cần phải được tiến hành thường xuyên định kỳ.
Bước 6: Giai đoạn gia hạn hợp đồng
Không có gì tồn tại mãi mãi, mọi thứ đều có thời hạn và hợp đồng cũng vậy. Những thoả thuận trong hợp đồng có thể diễn ra một lần và kết thúc một cách tự nhiên như những gì đã đàm phán hoặc bạn có thể gia hạn nếu muốn.
Để tiến tới quyết định gia hạn hợp đồng cần phải đánh giá kỹ càng và toàn diện xuyên suốt quá trình hợp đồng được ký kết để xem quá trình ấy có tốt không, đúng tiến độ không và có phát sinh vấn đề gì nghiêm trọng không.
Dựa vào những dữ kiện ấy, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chấm dứt hay gia hạn hợp đồng. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều biết về ngày chấm dứt và gia hạn hợp đồng. Đồng thời cần đảm bảo doanh nghiệp bạn có đủ thời gian để xem xét tất cả thông tin trước khi bạn phải đưa ra bất kỳ quyết định nào trong tương lai.
Bước 7: Giai đoạn sau hợp đồng
Sau khi hợp đồng kết thúc, doanh nghiệp vẫn phải làm một số công việc nhằm đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thiện đúng cách. Điều này bao gồm việc cam kết các điều kiện chấm dứt đã được đáp ứng, thanh toán các hóa đơn cuối cùng để tiến hành lưu trữ hợp đồng. Việc thực hiện khám nghiệm sau hợp đồng cũng rất hữu ích, điều này có thể cung cấp thông tin và kiến thức có giá trị có thể cải thiện kết quả của các hợp đồng trong tương lai.
Giai đoạn 2: Xây dựng sơ đồ cụ thể về quy trình quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp
Với một sơ đồ cụ thể thì doanh nghiệp có thể dựa vào đó dễ dàng phổ biến, triển khai tới các phòng ban. Thông qua sơ đồ này nhân viên sẽ có thể có cái nhìn trực quan và tiếp nhận được những công việc, yêu cầu mà phòng ban cũng như bản thân mình cần phụ trách. Điều này sẽ giúp quá trình triển khai trở nên dễ dàng hơn. Điều này giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối đa được những rủi ro có thể gặp phải.
Tuy nhiên, với bối cảnh công nghệ phát triển và môi trường làm ở khoảng cách xa như hiện tại thì doanh nghiệp nên triển khai quy trình quản lý hợp đồng online. Quy trình online sẽ khắc phục được nhiều những nhược điểm còn tồn tại của quy trình truyền thống.
Cụ thể, trong khi quy trình truyền thống phải tốn tiền in ấn, dễ bị mất, nhân viên không chú ý vì bận rộn nhiều công việc khác, không đảm bảo được gửi tới toàn bộ nhân viên do sơ suất, in thiếu… thì với quy trình online, hệ thống sẽ giúp quy trình quản lý hợp đồng có thể tự động gửi tới được toàn bộ nhân viên liên quan, tiết kiệm được tiền in ấn, thông báo cụ thể chi tiết về công việc của từng nhân viên phải đảm nhận.
Giai đoạn 3: Ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp
Trong bước này doanh nghiệp cần phải ứng dụng linh hoạt vào thực tiễn công ty. Không nên quá máy móc, cứng nhắc. Khi đã lên kế hoạch từng bước cụ thể và quyết định đưa quy trình quản lý hợp đồng vào hoạt động thì doanh nghiệp cần phải xem xét và đánh giá hiệu quả của quy trình ấy trên nhiều khía cạnh.
Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả công việc của từng bước đã xác định khi được nhân viên từng phòng ban, nắm bắt, triển khai, dựa trên kết quả, thời gian của quá trình thương lượng, ký kết… Ngoài ra nhân viên cũng có thể đưa ra kiến nghị đóng góp để giúp quy trình quản lý hợp đồng hoàn chỉnh hơn.
Như vậy với các giai đoạn trên sẽ giúp các doanh nghiệp có thể kiến tạo nên một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả. Đặc biệt là khi công nghệ đang ngày càng có nhiều những bước tiến lớn thì việc ứng dụng chúng vào quản lý hợp đồng cũng chính là một giải pháp tối ưu. Bởi vậy các doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng cho mình một doanh nghiệp có quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, vận hành trơn tru mà còn cần phải luôn có những tư duy đổi mới tiến bộ, nhanh nhạy trước đại. Đó là nền móng để nắm bắt cơ hội và vươn tới thành công.
