Hiểu rõ những quy trình, chính sách, điều khoản luật pháp để thực hiện công việc, vận hành doanh nghiệp một cách chính xác và ít rủi ro nhất cho công ty, doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng Luật Vạn Tín tìm hiểu thêm thông tin về Hồ sơ cần chuẩn bị phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé.
1. Những điều cần biết về hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử định một lần duy nhất.
2. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để phát hành hóa đơn thuế GTGT lần đầu
Sau khi nhận GPKD và con dấu tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư, việc tiếp theo cần làm của doanh nghiệp là soạn và nộp bộ hồ sơ thuế lần đầu để nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Trong bộ hồ sơ này, có mẫu số 06/GTGT để doanh nghiệp đăng kí phương pháp tính thuế GTGT là khấu trừ hoặc trực tiếp và mẫu 3.14 về việc đăng kí sử dụng hóa đơn tự in. Trong nội dung bài viết này, chỉ đề cập đến trường hợp công ty bạn sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi đã nộp đầy đủ bộ hồ sơ thuế lần đầu cho chi cục thuế nơi công ty bạn đặt trụ sở, trong thời gian 7 ngày làm việc sẽ có văn bản trả lời chính thức đến doanh nghiệp bạn về các vấn đề như: chế độ kế toán, năm tài chính, phương pháp tính thuế GTGT, quyết định của chi cục thuế về việc chấp thuận để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in,…? (99% số công ty thực hiện dịch vụ được sử dụng hóa đơn GTGT). Từ đây, bạn có thể chuẩn bị để đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn GTGT.
3. Liên hệ với nhà in hóa đơn để đặt in
- Nhà in sẽ thiết kế cho bạn hóa đơn theo nhận diện riêng của công ty bạn bao gồm: Logo, số điện thoại, địa chỉ website, ký hiệu hóa đơn…nếu bạn có yêu cầu.
- Nhà in sẽ bàn giao: + hóa đơn mẫu (bao gồm từ 3-4 mẫu, với số hóa đơn bao gồm 7 chữ số 0 và có chữ “MẪU” trên hóa đơn); + Hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn;
4. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
- Lập thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) trong phần mềm HTKK do Tổng Cục Thuế phát hành.
- Hóa đơn mẫu do nhà in bàn giao
- Quyết định của chi cục thuế về việc chấp thuận để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in
5. Nộp thông báo phát hành hóa đơn và mẫu hóa đơn online
Truy cập website nhantokhai.gdt.gov.vn để nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành bên trên
Cập nhật: Theo thông tư số 37/2017/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 27 tháng 04 năm 2017, có thời hiệu áp dụng từ ngày 12 tháng 06 năm 2017, quy định:
- Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khit ổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báp phát hành hóa đơn phải bao gôm cả hóa đơn mẫu phải được niên yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suố thời gian sử dụng hóa đơn. Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
6. Một số lưu ý sau khi sử dụng hóa đơn GTGT
- Niêm yết hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn (bản sao) tại địa điểm đăng ký kinh doanh của công ty bạn.
- Hóa đơn được lập phải có nội dung rõ ràng, đầy đủ, không được tẩy xóa hoặc thay đổi nội dung trên hóa đơn đã lập.
- Lập hóa đơn phải lập từ số nhỏ đến số lớn, không được nhảy cóc.
- Liên 1 (Lưu) trong quyển hóa đơn không được xé ra khỏi cùi. Liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 (nội bộ) bạn có thể xé ra khỏi cùi để phục vụ cho việc lưu trữ nội bộ
- Bảo quản hóa đơn cẩn thận, tránh làm mất, hư hỏng vì các mức phạt theo quy định pháp luật về việc làm mất, hỏng hóa đơn tương đối cao.
Bạn đang theo dõi bài viết Hồ sơ cần chuẩn bị phát hành hóa đơn lần đầu cho doanh nghiệp Nếu có những thắc mắc hay góp ý gì hãy đừng ngần ngại liên hệ ngay tới Luật Vạn Tín để được tư vấn chính xác và chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn thành công.
