Nguyên tắc 2 phút được nhiều người ứng dụng để có thể cải thiện hiệu suất công việc. Vậy liệu nguyên tắc này có giúp chúng ta dễ dàng vượt qua sự trì hoãn, lười biếng? Chỉ 2 phút liệu ta có thể loại bỏ hoàn toàn những trì trệ trệ, cám dỗ để ngay lập tức hành động thay vì liên tục nói “không”? Hãy cùng Luật Vạn Tin khám phá ngay nguyên tắc thú vị này trong bài viết dưới đây.
Nguyên tắc 2 phút là gì?
Tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen định nghĩa quy tắc 2 phút rõ ràng rằng: “Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó”.
Có thể coi đây chính là một chiến lược giải quyết công việc vô cùng đơn giản. Hầu hết công việc mà ta trì hoãn đều không khó để làm, chúng ta hoàn toàn có đủ khả năng để thực hiện chúng, chỉ là ta đang cố né tránh bắt đầu hành động vì một vài lý do nào đó.
Nguyên tắc 2 phút sẽ giúp mỗi người có thêm động lực để vượt qua sự trì hoãn, lười biếng, thay vì nói: “Không” chúng ta sẽ bắt tay vào hành động. Với nguyên tắc này mỗi người sẽ có thể tiến hành chọn lọc và giải quyết nhanh chóng những công việc nhỏ, tránh tình trạng tồn đọng công việc, bảo vệ sức khỏe tinh thần tốt hơn trước hàng loạt deadline từ cuộc sống và công việc.
Ưu điểm của nguyên tắc 2 phút
Từ áp dụng kỹ thuật Pomodoro cho đến ma trận Eisenhower, dường như ta có vô số cách để hoàn thành công việc. Hiện nay, chúng ta không thiếu các phương pháp và cơ chế để làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngày càng được thu ngắn. Nhưng nguyên tắc 2 phút chính là một trong những nguyên tắc đơn giản nhất mà cũng dễ ứng dụng nhất giúp nâng cao hiệu suất công việc. Dưới đây là một số ưu điểm của nguyên tắc này mà ta có thể nhắc tới:
Không cần quy trình phức tạp
Với quy tắc hai phút, chúng ta không cần phải tạo lập những quy trình làm việc phức tạp, hay tốn quá nhiều thời gian để lên kế hoạch thay đổi. Thay vào đó, ta ứng dụng nó một cách đơn giản và dễ hiểu, ai ai cũng có thể hành động ngay lập tức. Chỉ cần ta tiến hành thay đổi cách suy nghĩ, hành động liên quan tới công việc:
- Muốn trở thành nhà văn tài năng? Hãy bắt đầu viết 1 câu văn, đó sẽ là nền tảng để ta ngồi viết liền cả giờ đồng hồ.
- Muốn có thói quen ăn uống lành mạnh hơn? Hãy ăn một miếng trái cây, rồi ta sẽ có động lực ăn các món tốt cho sức khỏe khác.
- Muốn hình thành thói quen đọc? Hãy bắt đầu đọc trang sách đầu tiên trong cuốn sách yêu thích, đó là động lực để ta có thể đọc cả cuốn sách nhanh chóng hơn.
Ngăn chặn sự trì hoãn trước khi bắt đầu
Nguyên tắc 2 phút sẽ giúp mỗi chúng ta thoát khỏi cái bẫy của sự trì hoãn bằng cách tránh nó ngay từ đầu. Thay vì thêm một nhiệm vụ vào danh sách những việc cần làm dài dằng dặc và tìm thời gian thích hợp trong tương lai gần hoặc xa để hoàn thành nó với nguyên tắc 2 phút chúng ta có thể hành động ngay bây giờ và nhanh chóng hoàn thành chúng nếu có thể.
Tạo ra động lực thông qua những chiến thắng nhỏ
Thông thường mỗi ngày chúng ta đều phải đối diện với rất nhiều những công việc khác nhau như: in tờ khai thuế, thanh toán hóa đơn internet, chọn tiêu đề bài luận, đọc email công việc, lên kế hoạch làm việc,… Khi bạn áp dụng nguyên tắc 2 phút để hoàn thành chỉ một trong số đó, nó sẽ tạo ra cảm giác hoàn thành để thúc đẩy bạn hướng tới nhiệm vụ tiếp theo. Điều này có nghĩa là bạn sẽ nhanh chóng trả lời một hộp thư đến chứa đầy email hoặc từ việc cho đồ vào máy mà lau dọn bếp, đổ rác,… Một hành động nhỏ tạo ra nhiều hành động lớn hơn và nguyên tắc hai phút có thể là chất xúc tác mà chúng ta cần để tạo ra một chuỗi các nhiệm vụ nhỏ nhưng với số lượng nhiều hơn.
Linh hoạt
Nguyên tắc 2 phút có thể linh hoạt áp dụng vào mọi đầu việc khác nhau từ cuộc sống cho tới công việc. Bởi vậy có thể nói nguyên tắc này có thể được ứng dụng linh hoạt với mọi lứa tuổi, mọi ngành nghề. Nhờ chúng mà một em học sinh hay một nhân viên văn phòng cũng đều có thể thoát ra khỏi thói quen trì hoãn và cải thiện được hiệu suất làm việc của mình, vượt ra khỏi trì hoãn hay lười biếng.
Cách thức để ứng dụng nguyên tắc 2 phút trong công việc và cuộc sống
Để áp dụng hiệu quả nguyên tắc 2 phút trong công việc cũng như cuộc sống chúng ta cần phải tuân thủ 2 nguyên tắc chính:
Nguyên tắc 1: Nếu công việc chỉ tốn của bạn chưa đến 2 phút, hãy làm ngay.
Có rất nhiều việc nhỏ thường ngày vì trì hoãn và lường biếng nên ta thường không hoàn thành ngay. Trong khi đó suy xét cho kỹ ta thậm chí chỉ mất 2 phút để hoàn thành. Ví dụ như việc đổ rác, bỏ đồ vào máy giặt, gấp quần áo, lên kế hoạch làm việc, giải quyết các deadline,… Chính sự thói quen dồn công việc lại cuối ngày hay cuối tuần khiến chúng ta gần tư bị choáng ngợp trong cả núi việc.
Bởi vậy ngay từ thời khắc này chúng ta cần bắt đầu kiến tạo nên thói quen làm việc nhỏ ngay lập tức với suy nghĩ rằng: Hành động này chỉ tốn của bạn không đến 2 phút. Ứng dụng nguyên tắc này trong mọi công việc và bắt tay vào hành động ngay.
Nguyên tắc 2: Để tạo một thói quen mới, hãy bắt đầu làm việc trong 2 phút.
Chúng ta cần phải có những định hướng đúng đắn khi áp dụng nguyên tắc 2 phút. Rõ ràng có một sự thật rằng không phải mọi ước mơ đều có thể hoàn thành ngay lập tức trong vòng 2 phút. Nhưng để bắt đầu mỗi chúng ta chỉ cần 2 phút.
Mỗi chúng ta sẽ dễ dàng thấy rằng gần như bất kỳ thói quen nào cũng có thể được thu nhỏ thành phiên bản 2 phút:
- “Đọc sách trước khi đi ngủ mỗi đêm” trở thành “Đọc một trang trước khi đi ngủ”.
- “Tập yoga ba mươi phút” sẽ trở thành “Lấy tấm thảm tập yoga trải ra ngay bây giờ”.
- “Gấp gọn quần áo mới giặt” trở thành “Gấp ngay một đôi tất”.
- “Chạy bộ ba cây số vào buổi sáng” trở thành “Xỏ chân ngay vào giày chạy bộ mỗi sáng”.
Tạo được suy nghĩ này trong mọi thói quen, công việc, bạn đã có thêm động lực để hoàn thành chúng mà không trì hoãn.
Từ đó mỗi chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy nguyên tắc 2 phút sẽ khiến mỗi chúng ta dấn thân vào công việc thay vì cứ ngồi đó than thở và trì hoãn. Nghe có vẻ như chiến lược này quá là bình thường nhưng khi áp dụng chúng trong thực tế nó lại phát huy hiệu quả kỳ diệu với bất kỳ mục tiêu nào dưới tác động của nguyên lý của đời sống thực.
Nguyên lý cơ bản của quy tắc 2 phút trong đời sống
Trong định luật về quán tính, Isaac Newton đã từng phát biểu rằng: “Nếu một vật không chịu tác dụng của lực nào hoặc chịu các lực có hợp lực bằng không thì vật đang đứng yên sẽ tiếp tục đứng yên, vật đang chuyển động thẳng đều sẽ tiếp tục chuyển động thẳng đều”. Giống như áp dụng với một quả táo đang rơi điều này hoàn toàn có thể áp dụng vào cuộc sống cảu mỗi con người.
Quy tắc 2 phút dường như có tác dụng đối với các mục tiêu dù lớn hay nhỏ do tác động từ những quán tính của cuộc sống. Có thể thấy rằng một khi chúng ta bắt đầu làm việc gì đó, mọi việc dường như sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tất cả những điều tốt đẹp sẽ xảy ra một khi bạn bắt đầu.
Điều quan trọng nhất khi tạo lập bất kỳ thói quen mới nào chính là việc bắt đầu – không chỉ duy nhất một lần đầu, mà là cả những lần sau nữa. Đây không phải chỉ là vấn đề về hiệu suất, đây còn là việc chúng ta hướng tới những hành động kiên định hơn trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, việc dám bắt đầu đôi lúc còn quan trọng hơn cả làm cách nào để thành công.
Quy tắc 2 phút dường như có tác dụng đối với các mục tiêu dù lớn hay nhỏ do tác động từ những quán tính của cuộc sống.
Quy tắc 2 phút sẽ không nói về kết quả bạn đạt được, mà nó định hướng tới quá trình chúng ta bắt tay hoàn thành công việc đó. Với những người tin rằng hệ thống còn quan trọng hơn mục tiêu nguyên tắc này sẽ hoạt động vô cùng hiệu quả. Trọng tâm là ta phải ý thức được rằng việc bắt đầu hành động là để cho mọi thứ thuận theo tự nhiên từng bước nỗ lực hoàn thành từng chút một kể từ đó.
Đừng để thói quen trì hoãn tiếp tục cản trở con đường thành công của chúng ta. Hãy áp dụng ngay nguyên tắc 2 phút để có thể chiến thắng vũng bùn của những trì trệ và lười biếng. Dám bắt đầu, dám dấn thân và không ngại thách thức, mỗi chúng ta hãy luôn tâm niệm rằng: vạn dặm trường bắt đầu từ một bước chân. Chỉ với 2 phút chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng làm bước đệm để tiến tới thành công.
