Lập kế hoạch dự án là một kỹ năng quan trọng cần có đối với một số cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp. Một dự án được xây dựng có kế hoạch rõ ràng, chi tiết sẽ tạo sự thuận lợi cho cả quá trình thực hiện. Ở bài viết này, Luật Vạn Tin sẽ giúp bạn tìm hiểu về các bước lập kế hoạch dự án hoàn hảo nhất. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề lập kế hoạch dự án, đừng bỏ lỡ bài viết này nhé!
Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là quá trình tiến hành sắp xếp công việc, phân chia nhiệm vụ, lên kế hoạch mục tiêu và đề ra các chiến lược trước khi bắt tay vào thực thi dự án. Lập kế hoạch cho dự án rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý doanh nghiệp nói chung và người quản lý dự án nói riêng. Điều này sẽ giúp từng cá nhân nắm bắt được nhiệm vụ cụ thể đồng thời các nhà quản lý cũng dễ dàng xử lý các tranh chấp liên quan đến nghĩa vụ nếu có.
Lập kế hoạch dự án đem lại lợi ích gì?
Sẽ thực sự khó khăn khi thực hiện một dự án mà không được lập kế hoạch từ trước bởi những người liên quan sẽ không nắm bắt được vai trò nhiệm vụ của mình cũng như những mục tiêu cần đạt được khi hoàn thiện dự án. Nhà quản lý dự án cần phải biết được mình sẽ làm gì và làm như thế nào, có như vậy thì mỗi dự án mới được thành công.
- Dựa vào bản kế hoạch dự án, doanh nghiệp có thể theo dõi, kiểm soát tiến độ thực hiện dự án và có sự phân bổ thời gian hợp lý trong từng giai đoạn.
- Giúp nắm bắt được tình hình nhân sự để có những điều phối nhân lực đúng đắn, làm việc hiệu quả, đúng người đúng việc.
- Khi lập kế hoạch dự án, chúng ta sẽ biết được mức kinh phí dự trù để lên dự toán về ngân sách và kiểm tra được nguồn tài chính của dự án.
- Đơn vị thực thi sẽ nắm được các mục tiêu đã hoạch định cụ thể của dự án để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra. Đồng thời việc lên kế hoạch cho mỗi dự án trước khi thực hiện sẽ hạn chế được nhiều vấn đề rủi ro.
Các bước lập kế hoạch dự án
Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt được của dự án
Một dự án có được đánh giá cao sau hoàn thành hay không phải xem nó có đáp ứng được tất cả yêu cầu của các bên liên quan không. Vì vậy trước tiên người quản lý dự án cần xác định những người có tính ảnh hưởng từ dự án họ mong muốn điều gì và hãy khảo sát để lấy ý kiến từ họ.
Bước 2: Xác định thời gian chuyển giao dự án
Trong mỗi dự án sẽ có những mốc thời gian giao nhận, cung cấp sản phẩm giữa khách hàng và doanh nghiệp. Sản phẩm giao nhận có thể là các tài liệu liên quan, các file mềm… Thời gian giao nhận cũng thường được đo lường cụ thể.
Để xác định thời gian chuyển giao dự án cần:
- Xác định sản phẩm cần bàn giao là gì, yêu cầu ra sao.
- Phân chia các sản phẩm cần bàn giao ra từng giai đoạn để đạt hiệu quả.
- Xác định số liệu đo lường mức độ đạt của mỗi lần bàn giao.
Bước 3: Xác định lộ trình của dự án
Bộ phận quản lý dự án cần lên lịch cho từng giai đoạn của dự án từ giai đoạn triển khai đến giai đoạn phát triển kể cả những giai đoạn nhỏ. Lộ trình càng chi tiết càng dễ theo dõi để kiểm soát mức độ hoàn thành của dự án.
Sau khi đã xác định thời gian chuyển giao, bộ phận quản lý dự án cần liệt kê cụ thể những công việc tiếp theo sẽ phải làm để có thể hoàn thành chuyển giao sản phẩm đúng thời hạn. Sau đó cần tiến hành xác định sự liên quan phụ thuộc giữa các công việc. Điều này giúp chúng ta biết được thứ tự công việc cần làm và mức độ phụ thuộc giữa các công việc. Nhờ vậy mà đơn vị quản lý có thể hoàn thành trước các công việc quan trọng.
Bước 4: Kế hoạch hỗ trợ
Kế hoạch hỗ trợ có thể là các kế hoạch như kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo, kế hoạch quản lí rủi ro. Cụ thể như sau:
- Về kế hoạch nhân sự: Cần xác định những người có vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, mô tả các công việc họ sẽ phải làm. Xem xét và bổ sung nhân sự cho những vị trí cần thiết còn thiếu. Phân chia đúng người đúng việc để mọi người đều làm tốt vai trò của mình trong công việc. Đây là những bước rất quan trọng góp phần quyết định sự thành công của dự án.
- Về kế hoạch thông báo: Thường xuyên cập nhật, báo cáo tình hình công việc hàng tuần, hàng tháng, thông báo những vấn đề khó khăn còn tồn đọng để các bên liên quan cùng đưa ra hướng giải quyết.
- Về kế hoạch quản trị rủi ro: Đây là một phần quan trọng nhằm giúp cho doanh nghiệp có những phương án dự phòng để đối phối với các tình huống không được thuận lợi. Một số ví dụ về rủi ro như: dự tính sai về mức kinh phí, bị cắt giảm chi phí xây dựng dự án, nhân sự không đáp ứng được yêu cầu, rủi ro liên quan đến tài nguyên…
Làm thế nào để lập kế hoạch dự án đạt hiệu quả nhất?
Để xây một kế hoạch dự án đạt được những hiệu quả nhất định chúng ta cần lưu ý những điều sau đây:
- Cần phải đặt mục tiêu càng chi tiết rõ ràng càng tốt, như vậy mỗi người tham gia dự án sẽ nắm bắt được mục đích cần phải hướng tới và biết được mình cần phải làm những gì để đạt được mục tiêu đã hoạch định.
- Kiểm soát thời gian thực thi dự án để phân bổ công việc hợp lý. Chia nhỏ từng công việc với từng mốc thời gian cụ thể để việc thực hiện được dễ dàng, hiệu quả hơn.
- Thiết lập công việc theo thứ tự ưu tiên và theo trình tự để đảm bảo quá trình làm việc được diễn ra thuận lợi.
- Nên tính toán trước những trường hợp rủi ro có thể xay ra để có phương án ứng phó kịp thời, đảm bảo dự án vẫn được hoạt động xuyên suốt, không bị tác động quá nhiều từ những yếu tố rủi ro bất ngờ. Có như vậy mới đảm bảo công việc của bạn sẽ đạt đúng tiến độ và hoàn thành tốt các mục tiêu.
- Trước khi bắt đầu tiến hành dự án, bộ phận quản lý dự án có trách nhiệm tính toán chi tiết để xác định nguồn chi phí cho dự án hoạt động. Các chi phí sẽ bao gồm chi phí về nhân sự, nguyên vật liệu… Việc tính chi phí giúp cân bằng được nguồn tài chính cho dự án ngay từ lúc đầu, tránh phát sinh vượt chỉ tiêu ngân sách.
Hy vọng với những chia sẻ về các bước lập kế hoạch dự án và những mẹo nhỏ để lập một kế hoạch hiệu quả nhất của Luật Vạn Tin trên đây sẽ giúp bạn hoàn thành tốt công việc của mình. Đây không còn là một khái niệm quá mới mẻ đối với các nhà quản lý, thế nhưng làm sao để xây dựng một bản kế hoạch dự án hiệu quả thì không phải ai cũng biết.
