KPI được biết đến là một chỉ số đánh giá năng suất làm việc của nhân viên. Chúng được áp dụng cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với bộ phận nhân viên hành chính nhân sự. Tuy nhiên để có được một mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự chuẩn bạn cần chú ý đến các chỉ số quan trọng cần có. Để tìm hiểu về các chỉ số này hãy cùng Luật Vạn Tin theo dõi thông tin sau!
Vì sao cần xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự?
Khi xây dựng mẫu KPI chuẩn cho nhân viên hành chính nhân sự doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích như:
- Thứ nhất giúp đo lường và đánh giá được mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn cụ thể hóa hiệu quả của công việc hay các thành tựu mà doanh nghiệp gặt hái được thì cần có KPI. Chúng sẽ cụ thể việc tăng trưởng doanh nghiệp bằng con số trực quan giúp các nhà quản trị biết được bộ phận này còn đang yếu kém ở đâu và mạnh ở đâu.
- Thứ hai, tạo ra sự gắn kết, thúc đẩy các cá nhân làm việc trong bộ phận hành chính phấn đấu hết công suất. Như các bạn đã biết KPI là việc áp đặt chỉ số, nó giống như con dao 2 lưỡi hoặc có thể đem hiệu quả của chính sách tăng lên hoặc là làm giảm sút năng suất của nhân viên. Vì thế khi xây dựng mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sựcác nhà hoạch định chiến lược cần đi đúng hướng
- Thứ ba, giúp bộ phận nhân sự biết được đâu là mục tiêu quan trọng cần thực hiện trước. Việc phổ biến bằng văn bản chưa chắc đã hiệu quả bằng con số. Bạn chỉ cần thay đổi 1 mục tiêu nhỏ hoặc chỉ số nhỏ trong KPI cũng đủ để nhân viên hành chính nhân sự biết được doanh nghiệp đang tập trung mảng nào.
Chỉ số cần có trong mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Bộ phận hành chính thường đảm nhiệm các công việc như đào tạo, tuyển dụng,..Vì thế tùy vào từng chức năng và vai trò của họ mà doanh nghiệp sẽ đưa ra những chỉ số KPI khác nhau. Nhưng về cơ bản trong mẫu KPI cho nhân viên hành chính nhân sự cần có 3 chỉ số sau:
Chỉ số đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Để đánh giá được hiệu quả tuyển dụng của bộ phận hành chính nhà quản trị sẽ đưa ra một số tiêu chí như số nhân viên được tuyển, thời gian thực hiện tuyển dụng là bao lâu. Hiệu quả của việc đăng tin tuyển dụng như thế nào? Trong một lần tuyển dụng số lượng CV nhận được là bao nhiêu?
Ngoài ra còn có một số yếu tố khác như các kênh tuyển dụng có được dùng đa dạng hay không? Số lượng CV phù hợp? Bao nhiêu ứng viên được tiếp nhận phỏng vấn? Nếu các chỉ số này tăng lên chứng tỏ bộ phận nhân sự đã có những chính sách hiệu quả trong làm việc.
Chỉ số đào tạo cần có trong mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Ngoài tuyển dụng đào tạo cũng là một mảng do nhân viên hành chính nhân sự phụ trách. Và chỉ số này sẽ được phản ánh qua việc có bao nhiêu nhân viên được đào tạo trong 1 đợt. Hoặc một năm/một quý bộ phận này đã tổ chức bao nhiêu đợt/chương trình đào tạo.
Việc đào tạo có tần suất hợp lý vừa giúp truyền tải các kiến thức mới liên quan đến sản xuất hoặc sản phẩm giúp nhân viên nắm vững các giá trị cốt lõi. Nhờ vậy mà các dự án của doanh nghiệp sẽ thuận lợi khi vận hành hơn.
Một số chỉ tiêu khác cần có trong mẫu KPI
Ngoài các chỉ số trên khi xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự bạn cũng cần bổ sung một số chỉ tiêu như:
- Hiệu suất lên bảng lương
- Quản lý giấy tờ sổ sách có tốt hay không
- Việc quản lý kiểm tra, kiểm soát tài sản chung của công ty như thế nào?
- Quản lý giấy tờ, sổ sách trong doanh nghiệp…..
Cách xây dựng mẫu đánh giá KPI cho nhân viên hành chính nhân sự
Mục tiêu rõ ràng, thực tế
Trước khi xây dựng KPI riêng cho nhân viên phòng chính nhân sự cần vạch ra những mục tiêu rõ ràng.
Cần có một lưu ý quan trọng đó chính là những KPI đề ra cho nhân viên không nên quá cao. Nó cần phải đưa ra sao cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn trong giai đoạn đó của công ty. Chứ không phải được đề ra theo mong ước chủ quan, thiếu căn cứ của người lãnh đạo.
Việc đưa ra những yêu cầu quá cao sẽ dễ làm nhân viên cảm thấy áp lực, nản lòng và nhanh chóng muốn rời bỏ công việc của mình.
KPI hiệu quả là những KPI khiến nhân viên cảm thấy họ đang làm việc hiệu quả và họ thoải mái để dựa vào đó phát triển bản thân.
Theo dõi thường xuyên để điều chỉnh
Cần phải theo dõi thường xuyên phương pháp đạt tới KPI của nhân viên để:
- Phát hiện, tuyên dương những phương pháp đạt tới KPI hiệu quả của những nhân viên tiêu biểu từ đó lan rộng cho những nhân viên khác cùng học hỏi – mọi người cùng nhau tiến bộ.
- Nắm bắt, phát hiện những khó khăn vướng mắc của nhân viên, kịp thời điều chỉnh và đưa ra những định hướng phù hợp.
- Phát hiện, bồi dưỡng những nhân viên giỏi, tiềm năng để cống hiến cho công ty.
Bí quyết xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên hành chính nhân sự
Việc xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên đặc biệt là nhân viên hành chính nhân sự là vô cùng quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp rất nhiều khó khăn:
- KPIs không liên kết với những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: làm doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng.
- Chỉ tập trung tới các chỉ số KPI kết quả: không quan tâm đề ra phương án, công việc cần thiết để đạt tới kết quả ấy làm nhân viên hoang mang, khó nắm bắt công việc.
- KPIs mơ hồ không thể đo lường được, không xác định thời hạn rõ ràng.
Đứng trước nhiều khó khăn đó, những giải pháp chuyển đổi số sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp nhiều hơn nhằm hỗ trợ nhân viên hành chính nhân sự trong quá trình thực hiện công việc hoàn thành KPI. Việc theo dõi, giám sát, quản thúc công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
