Lập kế hoạch dường như là công việc bắt buộc đối với các nhà quản lý. Nó là tiền đề quan trọng giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới các mục tiêu đề ra. Luật Vạn Tin sẽ cùng các bạn tìm hiểu về các bước lập kế hoạch và đánh giá tầm quan trọng của việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp là như thế nào. Cùng theo dõi nhé!
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là tập hợp các công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Lập kế hoạch rất quan trọng đối với người quản lý công ty bởi nó gắn liền với việc lựa chọn các bước đi tương lai cho doanh nghiệp.
Có nhiều hình thức để thể hiện một bản kế hoạch. Các kế hoạch trong ngắn hạn hoặc kế hoạch cho tình huống bất ngờ có thể chỉ thông qua lời nói của giám đốc. Ngược lại, kế hoạch cho trung và dài hạn thông thường sẽ được thể hiện bằng văn bản, văn kiện. Tính công khai, minh bạch hay bí mật của bản kế hoạch sẽ tuỳ thuộc vào mục đích và chủ ý của người lãnh đạo.
Tầm quan trọng của việc lập các kế hoạch trong doanh nghiệp
Việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi những lý do sau:
- Doanh nghiệp sẽ tập trung vào các mục tiêu quan trọng mà bản kế hoạch đều ra. Mục tiêu quan trọng nhất sẽ được thực hiện đầu tiên, các mục tiêu khác sẽ được tiến hành sau.
- Khi có một kế hoạch chi tiết và đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được sự không chắc chắn có thể diễn ra. Điều này có được dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ những lần lên kế hoạch trước đó.
- Thông qua bản kế hoạch doanh nghiệp sẽ dự trù được các nguồn lực của mình. Khi đó, phương án để thực hiện bản kế hoạch sẽ đảm bảo được tối ưu toàn bộ nguồn lực (bao gồm nhân lực, tài lực và vật lực) của công ty.
5 loại kế hoạch quan trọng trong doanh nghiệp
Dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào thì doanh nghiệp cũng sẽ có ít nhất một trong các kế hoạch sau đây:
Kế hoạch tác nghiệp
Khác với kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp lại đi vào chi tiết từng chiến lược đã được thông qua và cụ thể hoá. Ở đây, chúng ta sẽ thấy được các cách để đạt được mục tiêu đề ra. Sẽ có nhiều phương án lựa chọn cho doanh nghiệp. Hãy cùng thảo luận với các nhân viên của mình để xác định được phương án phù hợp nhất.
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược thường là những kế hoạch có tính chất tổng thể và dài hạn. Các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ đưa ra phương thức thực hiện dựa trên sự phân tích về thị trường, tình hình thực tại của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Kế hoạch chiến lược xác định xem doanh nghiệp có nên chuyển hướng hoạt động hay vẫn tiếp tục kinh doanh theo phương thức cũ.
Kế hoạch tài chính
Kế hoạch tài chính đóng vai trò rất quan trọng bởi chúng là bước đệm để đạt được các bản kế hoạch trên. Doanh nghiệp cần xác định được thứ tự những công việc cần làm để đạt được các mục tiêu về tài chính. Khi nguồn lực về tài chính đã vững chắc thì các kế hoạch còn lại sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Kế hoạch kinh doanh
Kế hoạch về kinh doanh mô tả khái quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong ngắn, trung và dài hạn. Với bản kế hoạch này, các bạn sẽ xác định và đánh giá được hiệu quả kinh doanh đồng thời tìm kiếm các cơ hội phát triển trong tương lai. Kế hoạch kinh doanh thường được lập bởi giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh – người bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế hoạch Marketing
Kế hoạch marketing liên quan đến các hoạt động tiếp thị và quảng cáo của doanh nghiệp. Không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ phận marketing và cần đến các kế hoạch marketing. Tuy nhiên, một số công việc để liên quan đến giới thiệu về năng lực của công ty cũng có thể coi là kế hoạch marketing cho doanh nghiệp.
Các bước lập kế hoạch cho người quản lý doanh nghiệp
Các bạn có thể tham khảo các bước lập kế hoạch dưới đây:
Đánh giá khách quan tình hình doanh nghiệp hiện tại
Doanh nghiệp đang trong giai đoạn nào, bứt phá bùng nổ hay phát triển bền vững. Người quản lý phải xác định rõ được tình hình thực tại của doanh nghiệp mình. Song song với việc đánh giá tình hình hiện tại là việc đưa ra các lợi thế và hạn chế còn tồn tại. Bằng cách này, khi tiến hành thực hiện kế hoạch, doanh nghiệp sẽ không gặp phải những vướng mắc có thể xảy ra dẫn đến những hậu quả không lường trước.
Xác định mục tiêu hướng tới
Việc đặt ra mục tiêu sẽ đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc. Trong một bản kế hoạch sẽ có nhiều mục tiêu khác nhau dành cho các phòng ban khác nhau. Cụ thể, các mục tiêu sẽ được phân loại dựa trên các tiêu chí sau:
- Thứ tự mục tiêu: Mục tiêu quan trọng sẽ được thực hiện trước. Thứ tự thực hiện các mục tiêu sẽ giảm dần theo mức độ quan trọng.
- Đối tượng áp dụng mục tiêu: Mục tiêu chung cho cả công ty hay riêng cho từng bộ phận, lãnh đạo, cá nhân…
- Mục tiêu đặt ra được thực hiện trong thời gian bao lâu?
- Kết quả như nào được coi là đạt và tốt?
Xây dựng kế hoạch
Bản kế hoạch sẽ được phác hoạ một cách đầy đủ và cụ thể trong bước này. Bạn cần chuẩn bị thêm các tài liệu và báo cáo kỳ trước để lên bản kế hoạch chi tiết nhất có thể. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp thì việc xây dựng một bản kế hoạch không chỉ đơn thuần là đưa ra một phương án hay một phương thức thực hiện. Các tình huống bất ngờ hoặc rủi ro trong quá trình hoạt động là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy, người lãnh đạo cần lường trước được các tình huống để xây dựng phương án dự phòng cho phù hợp.
Triển khai kế hoạch
Chúng ta sẽ cần chuẩn bị rất nhiều công đoạn cho bước triển khai kế hoạch này. Các vấn đề cần lưu ý là:
- Nhân sự triển khai kế hoạch.
- Nguồn tài chính của công ty (bao gồm các phương án huy động vốn, tài trợ vốn…)
- Nguyên vật liệu sản xuất và cơ sở hạ tầng.
Theo dõi và giám sát kế hoạch
Để kế hoạch luôn được thực hiện theo đúng hướng và hạn chế được tối đa những phát sinh không đáng có thì người quản lý cần phải giám sát và theo dõi chặt chẽ kế hoạch. Các công việc cần làm của người quản lý cụ thể như sau:
- Liên tục cập nhật tiến độ dự án sao cho đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra.
- Trao đổi thường xuyên với trưởng bộ phận, trưởng nhóm để bao quát toàn bộ công việc.
- Đôn đốc và lắng nghe ý kiến của các nhân viên.
- Kịp thời xử lý các tình huống bất ngờ, không mong muốn.
Đánh giá tính hiệu quả của bản kế hoạch
Thực chất, đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch không nhất thiết phải chờ đến khi kế hoạch đã hoàn thành. Chúng ta có thể đánh giá hiệu quả theo từng khâu và từng giai đoạn nhỏ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp rút ra được những điều chưa hợp lý và có biện pháp sửa đổi kịp thời.
Doanh nghiệp không thể hoạt động tốt nếu thiếu đi các bản kế hoạch. Hi vọng, bài viết về các bước lập kế hoạch trên đây đã giúp cho các bạn có thêm những tham khảo hữu ích. Chúc các bạn vui vẻ!
