Flowchart là công cụ hữu hiệu giúp mô tả quy trình hoặc quá trình làm việc một cách ngắn gọn và khoa học. Flowchart sử dụng nhiều trong các lĩnh vực như công nghệ thông tin, xây dựng, viễn thông… Để hiểu rõ hơn về Flowchart là gì cũng như cách vẽ lưu đồ này để xây dựng quy trình cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hãy cùng Luật Vạn Tin theo dõi nội dung bài viết dưới đây nhé.
Flowchart là gì và lợi ích của việc sử dụng Flowchart trong doanh nghiệp
Flowchart là một dạng biểu đồ hay lưu đồ diễn giải cho một thuật toán hoặc một quy trình làm việc. Lưu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau và mục đích chính của việc sử dụng loại biểu đồ này là khái quát rõ ràng nhất các quy trình công việc cần giải quyết.
Biểu đồ Flowchart bao gồm các tầng từ bao quát đến chi tiết, kết nối các hạng mục công việc bằng mũi tên. Thông thường, các lưu đồ Flowchart có 2 loại phổ biến sau:
- Một bước xử lý hay còn gọi là hoạt động, biểu thị dưới dạng hình hộp chữ nhật.
- Một quyết định, biểu hiện dưới dạng viên kim cương.
Như đã nói ở trên, biểu đồ Flowchart có nhiều dạng khác nhau. Chính vì vậy, các ký hiệu sử dụng để truyền tải thông tin trong Flowchart cũng rất đa dạng. Ký hiệu và ý nghĩa của chúng được tổng hợp ở bảng dưới đây:
Sau khi đã hiểu được lưu đồ là gì, chúng ta hãy đi vào đánh giá những lợi ích mà Flowchart đem lại. Các lợi ích của Flowchart có thể kể đến như sau:
- Tất cả các thông tin được ghi dưới dạng biểu đồ, lưu đồ vô cùng ngắn gọn và khoa học. Điều này giúp cho việc truyền tải và hướng dẫn công việc dễ dàng hơn.
- Flowchart là sử dụng ngôn ngữ hình ảnh, chúng sẽ dễ nhớ hơn nhiều so với việc bạn trình bày bằng văn bản. Việc đó sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho người xem
- Ngoài ra, lưu đồ Flowchart còn tăng tính sinh động cho nội dung được thuyết trình. Từ đó, người xem cũng nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng hơn.
Làm thế nào để vẽ biểu đồ Flowchart hiệu quả
Sau đây là 3 quy tắc chính trong lưu đồ Flowchart:
Sử dụng thống nhất các thành phần trong Flowchart
Các thành phần trong Flowchart phải được sử dụng một cách nhất quán. Tính nhất quán được hiểu là sự thống nhất từ hình khối, đường dẫn và văn bản.
- Hình elip: Thể hiện bắt đầu, kết thúc của quy trình.
- Hình chữ nhật: Các bước triển khai của cá nhân đảm nhận.
- Hình thoi: Sử dụng khi có những phê chuẩn hoặc quyết định cần lựa chọn.
- Đường dẫn mũi tên là hướng dòng chảy của các bước trong quy trình.
Ngoài ra, các ký hiệu sẽ có các kích thước và khoảng cách bằng nhau. Bạn cũng có thể sử dụng các màu sắc khác nhau để tăng tính sinh động và bắt mắt cho lưu đồ.
Sắp xếp luồng dữ liệu hiện có một cách khoa học
Khi nội dung truyền tải quá nhiều dẫn đến biểu đồ lớn, các bạn có thể tham khảo một số mẹo sau đây:
- Bạn hãy cố gắng co hẹp lại lưu đồ và thay vào đó tăng phông chữ trong nội dung to hơn để bù đắp việc co hẹp trên. Tổng quan nhìn lưu đồ sao cho không quá bé.
- Tuỳ vào số lượng bước trong quy trình mà người vẽ có thể hướng mũi tên sang trai, phải. Sau đó, quy trình tiếp theo sẽ được hạ xuống dòng dưới.
- Một cách khác, đó chính là chia nhỏ Flowchart lớn thành các Flowchart nhỏ hơn. Như vậy, mỗi một Flowchart sẽ được thể hiện ở một trang riêng biệt.
Đặt dòng trả về phía dưới lưu đồ
Cũng giống như việc chúng ta đọc một trang sách từ trên xuống dưới, dòng trả về trong lưu đồ Flowchart cũng như vậy. Ngoài ra, nếu xuất hiện 2 dòng trả về, các bạn hãy lưu ý không được để chúng trùng nhau.
Cách vẽ Flowchart xây dựng quy trình cho doanh nghiệp
Việc khái quát các quy trình và nội dung cần truyền tải cho người xem dễ hiểu là điều mà Flowchart hướng tới. Vậy làm thế nào để vẽ được một Flowchart hiệu quả? Các bạn hãy cùng theo dõi 3 bước vẽ Flowchart dưới đây:
1. Cân nhắc sử dụng lưu đồ Flowchart hay lựa chọn phương tiện trình bày khác
Bạn cần chắc chắn rằng việc sử dụng Flowchart sẽ đạt hiệu quả cao hơn so với các phương tiện trình bày khác. Flowchart được sử dụng khá rộng rãi tại các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là trong kinh doanh. Vậy, tại sao doanh nghiệp lớn lại cần lư đồ Flowchart đến vậy. Có 2 lý do chính:
- Thứ nhất: Doanh nghiệp càng lớn thì khối lượng công việc và dữ liệu càng khổng lồ. Mong muốn “văn bản hoá” các bước để tạo thành một quy trình làm việc hoàn chỉnh là điều dễ hiểu.
- Thứ hai: Nếu doanh nghiệp muốn “số hoá” để tham gia vào giai đoạn chuyển đổi số thì bước đầu tiên chính là việc sử dụng các lưu đồ, biểu đồ như Flowchart.
Ngược lại, nếu là doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ đơn giản là một hộ kinh doanh, bạn có thể truyền tải trực tiếp bằng lời nói thay vì sử dụng Flowchart.
2. Thu thập các thông tin cần thiết để vẽ Flowchart
Tất nhiên, càng nhiều thông tin thì việc vẽ lưu đồ càng chính xác. Vì vậy, hãy tập hợp tất cả các thông tin và chọn lọc chúng một cách cẩn thận. Những câu hỏi đặt ra là:
- Mục đích chính mà người vẽ hướng tới khi sử dụng Flowchart là gì? Tên biểu đồ là gì?
- Lưu đồ bao gồm mấy bước? Tên gọi của từng bước?
- Những người tham gia vào công việc là ai? Ai chịu trách nhiệm chính?
- Mỗi bước sẽ được thực hiện trong thời gian bao lâu?
- Có cần thiết thêm vào các mô tả để lưu đồ được chi tiết hơn hay không?
- Trường hợp xảy ra hai khả năng thì kết quả sẽ như nào?
- Có vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện công việc hay không?
Ngoài ra, bạn có thể thảo luận cùng các thành viên trong nhóm để vẽ được một Flowchart chính xác nhất.
3. Bắt tay vào vẽ biểu đồ Flowchart
Có 3 cách để vẽ lưu đồ Flowchart, cụ thể như sau:
- Cách 1: Sử dụng phương pháp truyền thống là bút và giấy: Bắt tay vào phác hoạ lưu đồ bằng cách vẽ “xương sống” cho Flowchart. Đây là cách làm thủ công và khá đơn giản. Bạn có thể sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ khác như thước kẻ, compa…để biểu đồ được đẹp và bắt mắt hơn. Sau đó, hãy chụp thành nhiều bản mà phát cho những nhân viên của mình nhé.
- Cách 2: Sử dụng các công cụ vẽ: Bạn có thể cài đặt các phần mềm như Power Point, Paint hoặc những phần mềm, ứng dụng đồ hoạ khác để biểu đồ Flowchart của mình thật đẹp và chuyên nghiệp.
- Cách 3: Sử dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý tích hợp thêm các công cụ hỗ trợ vẽ biểu đồ, lưu đồ. Tại các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng các phần mềm quản lý không còn là điều xa lạ. Chúng không những giúp cho người sử dụng tiết kiệm thời gian mà hiệu quả công việc cũng được đánh giá là cao hơn.
Một số ví dụ về vẽ lưu đồ Flowchart cho doanh nghiệp
Dưới đây là hai ví dụ điển hình về lưu đồ Flowchart cho các doanh nghiệp.
Ví dụ 1: Biểu đồ Flowchart về quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Xác định nhu cầu của nhà tuyển dụng.
- Bước 2: Lập kế hoạch để tuyển dụng và thiết kế hình mẫu nhân sự tương lai.
- Bước 3: Tìm ứng viên và chọn lọc hồ sơ ứng tuyển.
- Bước 4: Đặt lịch phỏng vấn.
- Bước 5: Đánh giá ứng viên và hẹn thời gian thử việc.
Ví dụ 2: Lưu đồ Flowchart về quy trình ứng phó với sự cố xảy ra tại doanh nghiệp xây dựng.
Với quy trình ứng phó sự cố, doanh nghiệp sẽ có các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Phát hiện sự cố và đánh giá mức độ của sự cố
- Bước 2: Thông báo sự cố tới ban lãnh đạo công ty bằng các hình thức như gửi mail hoặc thông báo trực tiếp.
- Bước 3: Tổ chức họp để đề xuất và triển khai phương án khắc phục sự cố
- Bước 4: Đánh giá tính hiệu quả của phương án.
Hi vọng, qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu được Flowchart là gì cùng những thông tin liên quan. Các nhà quản lý có thể tham khảo để từ đó đưa ra được những lựa chọn đúng đắn cho phương pháp quản trị của mình. Chúc các bạn thành công!
