Thuật ngữ “chấm công” ngày càng phổ biến với tất cả mọi người. Đây là hình thức khá phổ biến trong môi trường sử dụng lao động như doanh nghiệp, công ty. Bài viết hôm nay, Luật Vạn Tin sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn chấm công là gì, bên cạnh đó hiểu rõ hơn về các giải pháp chấm công phổ biến nhất hiện nay. Cùng theo dõi nhé!
Chấm công là gì?
Ngay từ cái tên “chấm công” đã giúp ta liên tưởng đến công việc này được thực hiện như thế nào. “Chấm” nghĩa là ghi chép, theo dõi một hoạt động để đánh giá chất lượng, “Công” được hiểu là công việc hay công sức bỏ ra để hoàn thành một khối lượng việc nào đó.
Từ đó, ta có thể hiểu chấm công là hình thức ghi nhận và theo dõi sự khai báo của công nhân hay nhân viên tại chổ làm. Chấm công được thực hiện tại hai thời điểm trong một ngày bao gồm: giờ đi làm và giờ tan ca.
Tại sao phải cần chấm công?
Việc chấm công giúp chủ doanh nghiệp hay người sử dụng lao động cùng với các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ làm của mỗi nhân viên trong thời gian 1 tháng. Từ bảng chấm công hằng ngày, ngoài phục vụ rất lớn trong tính lương, số liệu trong bảng chấm công còn giúp các bộ phận đưa ra những quyết định tăng lương, thưởng hoặc phạt nhân viên.
Thông qua hình thức chấm công, người quản lý sẽ có cái nhìn tổng thể hơn về nhân viên của mình, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá một cách khách quan nhất về khối lượng công việc có phù hợp với lượng nhân công hiện đang sở hữu hay không. Bảng số liệu còn hỗ trợ trong việc ra quyết định, tầm nhìn chiến lược trong tương lai nhằm tìm kiếm một mức lợi nhuận cao nhất.
Ưu nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay
Chấm công cơ học bằng thẻ giấy
Cách chấm công này sử dụng máy chấm công và thẻ giấy để lưu lại dữ liệu cần thiết. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ngày giờ lên thẻ. Mỗi chiếc thẻ giấy đều chia thành các cột giờ vào, giờ ra khác nhau cho 3 ca làm việc như sáng, chiều hay làm ngoài giờ trong 1 tháng. Chính vì lý do đó, nhân viên sẽ phải thay đổi thẻ chấm công mới sau một tháng sử dụng và làm việc.
Ưu điểm của chấm công bằng thẻ giấy là gì?
- Dùng hình thức chấm công bằng thẻ giấy giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ…không cần kết nối tới dữ liệu trong máy tính và hoàn toàn bỏ qua việc tổng hợp.
- Cung cấp sự thuận tiện cho bên doanh nghiệp khi không tốn chi phí lắp đặt.
- Dễ dàng sử dụng hơn các thiết bị khác.
- Tốc độ in nhanh chóng trong 1 giây cho mỗi lần chấm công.
- Đơn giản trong việc di chuyển từ điểm này sang điểm khác.
- Các dòng máy chấm công thẻ giấy thường tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ.
- Chi phí thấp khi so với các hình thức khác .
Nhược điểm
- Bất tiện trong việc bảo quản khi thẻ chấm công làm bằng giấy.
- Tần suất sử dụng thẻ giấy để chấm công liên tục trong 1 tháng khiến nhân viên lúc nào cũng phải mang theo bên mình. Điều đó gây ra một sự không thuận tiện lớn cho nhân viên.
- Dễ xuất hiện nhiều trường hợp gian lận, tự chấm chéo cho nhau giữa nhân viên. Điều này, làm tốn chi phí thuê giám sát để có kết quả công bằng, chính xác nhất.
- Quá trình tổng hợp thông tin, dữ liệu làm thủ công dễ gây sai sót và đặc biệt là cần nhiều thời gian, công sức của người tổng hợp.
Chấm công bằng thẻ điện từ
Hình thức chấm công này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ điện từ. Mã số cùng các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trong thẻ từ. Khi chấm công, nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc, thông tin ngày giờ sẽ tự động cập nhập vào máy.
Ưu điểm
- Thời gian thực hiện chỉ mất khoảng 2 giây, giúp tiết kiệm chi phí trong vận hành doanh nghiệp cụ thể là các doanh nghiệp với quy mô lớn.
- Thẻ nhựa nên dễ dàng trong việc bảo quản cũng như đem theo khi đi làm
- Quá trình xử lý thông tin nhanh chóng và đạt hiểu quả cao vì được kết nối dữ liệu đến máy tính
- Giảm thiểu tối đa sai số, hỗ trợ cho bộ phận hành chính nhân sự cũng như kế toán một cách nhanh chóng
- Tích hợp nhiều chức năng có tính ứng dụng cao như kiểm soát cửa ra vào, chống trộm.
- Bộ nguồn dự trữ giúp lưu trữ dữ liệu khi mất điện đột ngột.
Nhược điểm
- Chi phí phát sinh cao khi in thẻ từ cho nhân viên.
- Người lao động phải luôn đem thẻ bên người
- Có thể gian lận nếu không có bộ phận giám sát
Chấm công bằng vân tay
Phương pháp chấm công bằng vân tay khá phổ biến và hầu như là lựa chọn luôn nhận được sự ưu ái từ chủ đầu tư khi lựa chọn hình thức chấm công cho mình. Công nghệ ứng dụng sinh trắc học vân tay cùng với công nghệ xử lý hình ảnh mà máy có thể xác định danh tính của từng nhân viên thông qua dấu vân tay một cách nhanh chóng.
Ưu điểm
- Triệt tiêu hoàn toàn tình trạng gian lận bởi mức độ nhận diện cao.
- Độ chính xác tuyệt đối.
- Thực hiện nhanh chóng.
- Có khả năng trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca hay thời gian ra vào một cách linh hoạt.
- Hoàn toàn không phát sinh chi phí in thẻ, mực in giấy như các hình thức trên.
Nhược điểm
- Cho kết quả không chính xác khi người dùng tay ướt, quá lạnh hoặc đang bị thương.
- Khó khăn trong việc lấy vân tay đối với các ngành sản xuất kim loại, cơ khí hay hóa chất vì sự hao mòn vân tay đối với người lao động.
Chấm công bằng khuôn mặt
Loại chấm công này yêu cầu doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công bằng khuôn mặt, ứng dụng này dựa trên các đặc điểm riêng biệt của khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh đối tượng một cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu về khuôn mặt đã thu thập và lưu trữ từ trước. Trên thực tế, đây không phải là công nghệ mới, sự phát triển công nghệ sinh trắc học và phát triển phi mã về công nghệ đã nâng tầm công nghệ nhận diện khuôn mặt ngay trên điện thoại và nhiều thiết bị khác.
Ưu điểm
- Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh đối với cách chấm công bằng thẻ, hay trầy xước vân tay.
- Độ chính xác cao, chống gian lận 100%.
- Tốc độ chấm công nhanh chóng, cho hiệu quả thuyết phục.
- Loại bỏ chi phí phát sinh.
- Kết nối với máy tính, usb…giúp xử lý dữ liệu nhanh hơn.
Nhược điểm
- Chi phí lắp đặt đắt đỏ.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với các loại thẻ giấy, thẻ nhựa.
Chấm công bằng mống mắt
Đây là hình thức chấm công ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Bằng cách sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người thông qua cấu trúc phức tạp cũng như độc nhất của mống mắt để nhận diện của hình thức này, ngay cả khi người dùng sử dụng kính đeo hay kính áp tròng.
Ưu điểm
- Là hình thức tiên tiến bậc nhất hiện nay, đảm bảo chính xác 100%.
- Tốc độ xử lý cực kỳ nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng.
- Chế độ bảo mật an toàn nhất.
Nhược điểm
- Giá thành lắp đặt cao hơn hẳn so với các hình thức chấm công khác.
Vậy là bạn đã cùng Luật Vạn Tin tìm hiểu về chấm công, hiểu được khái niệm chấm công là gì, ưu nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến hiện nay. Để từ đó có thể lựa chọn được loại hình chấm công phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình.
