Khi công nghệ ngày càng phát triển thì việc bảo mật thông tin người dùng ngày càng được quan tâm. Để khách hàng tin tưởng doanh nghiệp bạn thì chính sách bảo mật thông tin cần phải được quan tâm một cách đúng mực. Đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu hơn về tầm quan trọng cũng như cách thức xây dựng chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
Chính sách bảo mật là gì?
Chính sách bảo mật chính là những tuyên bố liên quan tới việc công ty hay doanh nghiệp tiến hành quy trình về thu thập, xử lý, chia sẻ cũng như bảo vệ thông tin cá nhân (bao gồm cả những thông tin nhạy cảm, riêng tư) của khách hàng.
Trong hoạt động của doanh nghiệp đặc biệt là hoạt động trên các trang web thương mại điện tử thì việc thu thập những dữ liệu như tên, địa chỉ email, địa chỉ IP hay các phiên hoạt động của khách hàng chính là một phần trong quá trình tương tác. Bởi vậy nên chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo ra sự tín nhiệm tin cậy từ phía khách hàng cũng như đảm bảo các quyền, nghĩa vụ đều đồng thời được tuân thủ.
Doanh nghiệp khi đưa ra các chính sách bảo mật thông tin cần phải đảm bảo được những chức năng cơ bản như sau:
- Đảm bảo tất cả người dùng đều có thể hiểu về việc thu thập dữ liệu riêng tư cũng như cách thức mà nó hoạt động.
- Đảm bảo người dùng có thể từ chối việc thu thập dữ liệu của doanh nghiệp.
- Cho phép những khách hàng truy cập dữ liệu có thể tranh luận về tính chính xác của những thông tin ấy.
- Cam kết việc đảm bảo an toàn và bảo mật với những dữ liệu đã thu thập của người dùng.
Việc đảm bảo chính sách bảo mật thông tin giúp các dữ liệu riêng tư mà doanh nghiệp có được từ khách hàng sẽ không được cung cấp cho bên thứ ba và sử dụng với những mục đích không chính đáng.
Tại sao doanh nghiệp cần tạo chính sách bảo mật thông tin khách hàng?
Việc tạo ra chính sách bảo mật thông tin của khách hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động đặc biệt là khi đa số hiện nay các doanh nghiệp đều lựa chọn quảng bá hình ảnh cũng như kinh doanh trên các trang mạng xã hội hay các trang web.
Đảm bảo yêu cầu của pháp luật
Việc thu thập thông tin hay sử dụng thông tin khách hàng thu thập được đều được pháp luật quy định rất rõ ràng qua các điều luật của Luật An ninh mạng. Bởi vậy nên doanh nghiệp cần phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo mình đang thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.
Xây dựng niềm tin với khách hàng
Khi hoạt động trên các trang web hay các sàn thương mại điện tử thì gần như chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ thu thập những thông tin cá nhân của khách hàng truy cập như độ tuổi, vị trí truy cập, tên, email, hoạt động thẻ tín dụng,… Bởi lý do đó mà nhiều khách hàng kỹ tính sẽ vô cùng hoài nghi khi cung cấp những thông tin của mình.
Xây dựng được các chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp sẽ giúp củng cố niềm tin của khách hàng. Điều đó cũng đồng nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ thành công trong việc chiếm được trong khâu xây dựng uy tín, thương hiệu trong lòng của khách hàng.
Chính sách bảo mật thông tin cần được thiết lập để sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ nhất định
Những chính sách bảo mật thông tin tồn tại để đảm bảo doanh nghiệp có được lòng tin tưởng từ khách hàng và có thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu pháp lý khi sử dụng dịch vụ của một bên thứ ba như Google. Khi doanh nghiệp bạn muốn sử dụng các dịch vụ như AdSense, Google Analytics,… thì cần phải cập nhật các chính sách bảo mật cho trang web của mình.
Ví dụ, theo điều khoản sử dụng của Google Analytics: Doanh nghiệp cần phải đăng tải lên các chính sách quyền riêng tư để qua đó Google có thể thu thập dữ liệu lưu lượng truy cập của trang web của bạn. Doanh nghiệp không được phép từ chối điều này vì nó chính là một phần của dịch vụ.
Chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp được bảo vệ hợp pháp
Việc đề ra và thực hiện đầy đủ các chính sách về quyền riêng tư cũng như việc bảo vệ thông tin khách hàng sẽ giúp trang web của doanh nghiệp được bảo vệ bởi pháp luật và hạn chế những rủi ro liên quan có thể xảy ra. Nó sẽ giúp doanh nghiệp có thể tránh được các vụ kiện tụng từ khách hàng cũng như các doanh nghiệp khác.
Cách xây dựng chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp đã hiểu được sự cần thiết của các chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp thì cần phải lên kế hoạch để thiết lập và đưa những chính sách vào thực tế. Như vậy, doanh nghiệp cần phải lựa chọn những cách thức phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách thức hiệu quả có thể tham khảo.
Thuê luật sư
Khi doanh nghiệp ước tính sẽ có đủ nguồn lực để thuê một luật sư hoặc một chuyên gia thì hãy tiến hành ngay lập tức. Bởi họ sẽ có sự hiểu biết nhất định về chính sách bảo mật, quy định của pháp luật. Chính họ sẽ giúp doanh nghiệp soạn thảo chính sách bảo mật.
Tuy nhiên cần phải đảm bảo chắc chắn về năng lực của các luật sư được thuê. Để có thể xây dựng được một chính sách bảo mật thông tin không có những lỗ hổng thì những luật sư hay chuyên gian bạn thuê về buộc phải am hiểu về quy định của pháp luật và có kinh nghiệm làm việc trong một thời gian nhất định ở lĩnh vực này.
Nếu không đủ ngân sách để thuê một chuyên gia hay luật sư thì doanh nghiệp có thể cân nhắc tới việc sử dụng các dịch vụ tư vấn pháp lý từ một bên thứ ba. Điều này cũng vẫn sẽ giúp các chính sách về quyền riêng tư sẽ được đảm bảo.
Sử dụng các chương trình tạo chính sách bảo mật thông tin online
Hiện nay sẽ có một vài những công cụ trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp trong việc tìm kiếm các chuyên gia pháp lý, luật sư phù hợp để xây dựng tự động chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
Nhưng đây là một phương pháp mạo hiểm bởi vì mọi thứ được tiến hành trực tuyến nên doanh nghiệp cần phải đảm bảo đứng sau các chương trình, ứng dụng này là một chuyên gia pháp lý, luật sư có năng lực chuyên môn và đảm bảo uy tín. Nếu không các chính sách bảo mật khi xây dựng sẽ có thể tồn tại những lỗ hổng. Và điều này chính là điểm bất lợi khi doanh nghiệp bạn vô tình dính líu tới việc kiện tụng có thể gặp phải trong tương lai.
Tham khảo các mẫu chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp có sẵn
Đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đủ tài chính thì có thể lựa chọn là tự tìm hiểu và xây dựng chính sách bảo mật dựa trên những mẫu có sẵn của các doanh nghiệp khác. Đây sẽ là phương pháp vừa tiết kiệm mà lại vô cùng hữu ích. Bạn có thể tham khảo trực tuyến hoặc tải xuống chúng dưới các định dạng như tệp PDF hay MS Word. Nhưng khi sử dụng phương pháp này doanh nghiệp nên nhờ tới sự tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia sau khi hoàn thành để đảm bảo không có bất kỳ lỗ hổng nào trong chính sách đưa ra.
Đơn giản hóa chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp
Chính sách bảo mật cần phải được viết bằng những từ ngữ đơn nghĩa, gần gũi để mọi người đều có thể tìm kiếm và hiểu được chúng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi của các khách hàng bởi vậy nên khá nhiều người sẽ có nhu cầu tìm hiểu chúng. Trong các chính sách này nên hạn chế tối thiểu việc sử dụng các thuật ngữ, dễ khiến những người truy cập cảm thấy bối rối và khó hiểu.
Cập nhật chính sách bảo mật thường xuyên
Rõ ràng luật pháp luôn được Nhà nước và những cơ quan hành pháp cập nhật sửa đổi, cập nhật liên tục để có thể phù hợp với từng giai đoạn phát triển của xã hội. Bởi vậy nên chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp cần phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo tính pháp lý, tính chặt chẽ của chúng.
Doanh nghiệp có thể tiến hành cập nhật theo từng quý để đảm bảo rằng chính sách bảo mật thông tin luôn phù hợp với điều luật do Nhà nước ban hành. Khi cập nhật bạn cần ghi rõ thời điểm chính sách ấy được cập nhật lần cuối cùng.
Như vậy với những thông tin hữu ích trên doanh nghiệp có thể tự tin hơn trong quá trình xây dựng chính sách bảo mật thông tin. Có thể thấy khi doanh nghiệp có được những am hiểu nhất định về pháp luật và cách thức để có thể xây dựng nên những chính sách bảo mật thông tin, việc tự mình thiết lập chúng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Mong rằng với bài viết trên, Luật Vạn Tin sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp bạn có thể xây dựng thành công chính sách bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.
