Báo cáo quản trị doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, khái niệm này còn khá mới mẻ và trừu tượng. Nhiều người còn lầm tưởng báo cáo quản trị là báo cáo tài chính. Nhưng thực chất đây là hai loại báo cáo hoàn toàn khác nhau. Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ báo cáo quản trị là gì và cách xây dựng hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.
Báo cáo quản trị doanh nghiệp là gì?
Báo cáo quản trị là là báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng của doanh nghiệp. Văn bản này đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, phục vụ nhu cầu nội bộ bên trong của các đơn vị.
Qua báo cáo quản trị, các nhà lãnh đạo hay các nhà quản trị có thể hiểu rõ toàn cảnh về tình hình cũng như thực trạng của doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra các quyết định, chiến lược phù hợp và chính xác hơn.
Người xây dựng báo cáo sẽ thu thập số liệu từ các phòng ban trong doanh nghiệp. Sau đó, tiến hành theo dõi, tổng hợp các số liệu đó thành một bản báo cáo quản trị, trình bày một cách khoa học, dễ hiểu nhất có thể. Nhiều báo cáo quản trị gộp lại sẽ tạo thành hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.
Các loại báo cáo quản trị doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo quản trị khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của nhà quản trị hay người lãnh đạo. Dưới đây là 5 loại báo cáo quản trị thường gặp:
- Báo cáo doanh thu: Đề cập đến doanh thu của công ty, ghi chép toàn bộ các thông tin liên quan đến doanh thu một tháng, một quý hay một năm.
- Báo cáo chi phí: Phân tích cơ cấu các loại chi phí để tối ưu lợi nhuận hoặc giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Báo cáo hàng tồn kho: Mẫu báo cáo này ghi chép đầy đủ những thông tin về vật tư, hàng hóa tồn kho, số lượng tồn đầu kỳ, cuối kỳ, giúp doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa tồn kho trong mỗi tháng.
- Báo cáo công nợ: Báo cáo công nợ ghi chép những thông về số dư đầu kỳ, số phát sinh hay số dư cuối kỳ trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Loại báo cáo này giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc kiểm soát cũng như quản lý chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả.
- Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính giúp nhà quản trị hiểu được toàn bộ tình hình tài chính của công ty như nợ, tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu, dòng tiền, lợi nhuận,…
Vai trò của hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp
1. Cung cấp thông tin công ty cho nhà quản trị
Nhà quản trị hay người lãnh đạo cần nắm bắt những thông tin cũng như biết rõ vị thế công ty của mình để đưa ra các chiến lược, các quyết định chuẩn xác nhất. Đặc biệt, trong những trường hợp công ty có sự thay đổi về bộ máy quản trị, báo cáo quản trị giúp những nhà quản trị vừa mới nhậm chức hiểu rõ tình hình phát triển của công ty trong những năm trước đó.
Đối với những tập đoàn lớn, nhà quản trị không trực tiếp tham gia vào chi tiết và tất cả các quy trình của công ty. Do đó, cần có hệ thống báo cáo quản trị để họ nắm rõ tình hình vận hành cũng như hiệu suất làm việc của các bộ phận, các phòng ban.
2. Làm căn cứ số liệu giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định
Một quyết định của nhà quản trị cần căn cứ vào số liệu, nhà quản trị hay người lãnh đạo không thể đưa ra quyết định một cách tùy ý. Những số liệu từ hệ thống báo cáo quản trị là phản ánh đúng nhất tình hình vận hành mỗi năm của công ty.
Chính vì thế việc căn cứ vào những số liệu đó sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết định một cách chắc chắn nhất. Có thể nói, những số liệu liên quan đến tình hình vận hành thực tế của công ty là cơ sở vững chắc cho nhà quản trị khi đưa ra quyết định liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp.
3. Báo cáo quản trị cung cấp thông tin không có trong báo cáo tài chính
Thông thường những thông tin trong báo cáo tài chính chỉ liên quan đến đến chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Báo cáo tài chính được lập ra nhằm mục đích phục vụ bên ngoài doanh nghiệp, báo cáo lên bộ Tài chính về tình hình hoạt động của công ty. Chính vì thế, hệ thống báo cáo tài chính của các doanh nghiệp sẽ được trình bày theo mẫu tiêu chuẩn của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính chỉ có thông tin về số liệu nên chưa thể giúp các nhà quản trị hiểu được tình hình tổng thể của công ty. Chính vì thế, các lãnh đạo của công ty mới cần đến báo cáo quản trị, những thông tin mà báo cáo tài chính chưa cung cấp được thì sẽ có trong báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị giúp các nhà quản trị hiểu được tình hình tổng thể của DN, từ đó đưa ra các chiến lược phát triển phù hợp.
4. Đảm bảo doanh nghiệp đi theo đúng kế hoạch đề ra
Báo cáo quản trị giúp doanh nghiệp theo sát và đo lường các hoạt động, từ đó, đi theo đúng kế hoạch đã được đề ra ban đầu. Ngoài ra, báo cáo quản trị còn là yếu tố giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Cách xây dựng báo cáo quản trị doanh nghiệp hiệu quả
Xây dựng báo cáo quản trị là thực hiện toàn bộ công việc phân tích, tổng hợp số liệu từ các phòng ban. Để hoàn thiện được một báo cáo quản trị, doanh nghiệp cần thực hiện 6 bước sau:
Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị
Người xây dựng báo cáo cần hiểu rõ các vấn đề sau: Báo cáo nhằm mục đích gì, phục vụ cho công việc gì. Thông thường, người chịu trách nhiệm xây dựng báo cáo quản trị sẽ trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng báo cáo từ các cấp quản trị.
Xác định nội dung báo cáo
Đây được xem là bước lên ý tưởng thiết kế bố cục báo cáo. Người chịu trách nhiệm xây dựng báo cáo sẽ ghi ra những nội dung hay các số liệu cần có trong báo cáo. Sau đó, tiến hành phác thảo cách trình bày làm sao để phù hợp dễ dàng truyền tải thông tin tới người xem.
Thu thập dữ liệu
Theo dõi và tổng hợp các nguồn dữ liệu từ các phòng ban khác nhau, bên trong hoặc bên ngoài, nguồn dữ liệu sơ cấp, thứ cấp,…để hoàn chỉnh báo cáo.
Xử lý và phân tích dữ liệu đã tổng hợp
Từ những dữ liệu đã thu thập được, người chịu trách nhiệm làm báo cáo sẽ sử dụng những kỹ năng liên quan tới các công cụ phân tích số liệu để lập báo cáo. Đây là bước quan trọng đòi hỏi người lập báo phải là người có năng lực chuyên môn vững chắc, có tầm nhìn để phân tích.
Lập và trình bày báo cáo quản trị
Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình xây dựng báo cáo quản trị. Việc có đầy đủ các số liệu thôi vẫn chưa đủ, người lập báo cáo phải chú ý đến khâu trình bày báo cáo. Báo cáo phải được trình bày rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích, dễ đọc, dễ hiểu.
Bên cạnh đó, khi trình bày báo cáo quản trị cần phải quan tâm đến một số nội dung sau đây:
- Đối tượng sử dụng: Cần phải xác định được đối tượng sử dụng báo cáo quản trị ở đây là ai?
- Kỳ báo cáo: Nội dung này phụ thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý, báo cáo có thể được công bố theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc theo yêu cầu vào một thời điểm bất chợt.
- Hình thức công bố: Báo cáo quản trị có thể được truyền tải bằng lời hoặc bằng văn bản. Một số doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm công bố báo cáo trên hệ thống máy tính.
Lưu trữ, kiểm soát báo cáo quản trị
Để dễ dàng tìm kiếm, đối soát khi có chuyện phát sinh, báo cáo quản trị sẽ được các doanh nghiệp lưu giữ một cách cẩn thận. Ngoài ra, việc lưu trữ báo cáo quản trị còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đánh giá tổng quan mỗi năm.
Như vậy bài viết đã cùng bạn khám phá báo cáo quản trị là gì và cách xây dựng văn bản này. Có thể thấy rằng, báo cáo quản trị vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nó giúp các nhà quản trị hiểu được tình hình hoạt động của công ty từ đó đưa ra các chiến lược chuẩn xác nhất. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể hiểu rõ hơn về báo cáo quản trị trong doanh nghiệp.
