Nguyên tắc 80/20 hay còn được biết đến với tên “nguyên tắc Pareto” là một trong những phương pháp quản lý quỹ thời gian cá nhân và quản trị năng suất chung của doanh nghiệp và đạt hiệu quả rất cao. Hãy cùng Luật Vạn Tin tìm hiểu về nguồn gốc, cách vận hành và áp dụng nguyên tắc 80/20 vào quản trị năng suất doanh nghiệp trong bài viết dưới đây!
Nguyên tắc 80/20 (Pareto) là gì?
Quy tắc 80/20 – còn được gọi là Nguyên tắc Pareto – là một trong những định luật phổ quát nhất trong cuộc sống và kinh doanh. Theo đó, 20% hoạt động ta làm sẽ mang lại 80% kết quả ta nhận được.
Quy tắc này được đặt theo tên người sáng lập – nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã đưa ra ý tưởng này lần đầu vào năm 1895. Vilfredo Pareto một nhà kinh tế học có tầm ảnh hưởng ở Ý trong một lần khi nghiên cứu về sự phân bố của cải và thu nhập của người dân Anh giữa thế kỷ 19 đã phát hiện ra một điều kỳ lạ. Ông nhận thấy tại Anh chỉ có 20% dân số sở hữu được 80% thu nhập và của cải.
Điều này đã dấy lên sự tò mò của Pareto và ông quyết định nghiên cứu sâu thêm. Ông đã mở rộng phạm vi nghiên cứu đối với sự phân bổ thu nhập của dân cư trên các nước khác nhau và trong nhiều giai đoạn lịch sự. Và kết quả nghiên cứu của ông đã chứng minh rằng nguyên tắc 80/20 là đúng. Thậm chí trong mảnh vườn trồng đậu Hà Lan của Pareto cũng diễn ra nguyên tắc này.
Nhờ những điều này mà Pareto đã đúc rút ra được kết luận như sau: “Trong cuộc sống mọi thứ không hề được phân bổ đều mà chúng có sự chênh lệch và 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo ra”. Đến nay, nguyên tắc Pareto được áp dụng rất nhiều trong quản lý quỹ thời gian cá nhân và quản trị năng suất chung của doanh nghiệp.
Lợi ích của nguyên tắc 80/20 với doanh nghiệp
Về cốt lõi, quy tắc 80/20 là về việc xác định các tài sản tốt nhất của một doanh nghiệp và sử dụng chúng một cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa . Ví dụ, một doanh nghiệp cần phải cố gắng xác định những mục tiêu cốt lõi, định hướng sẽ tạo ra nhiều lợi ích nhất cho bản thân doanh nghiệp và tập trung vào những mục tiêu đó trước. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp nên bỏ qua những mục tiêu nhỏ khác.
Quy tắc 80-20 là một giới luật, không phải là một quy luật toán học khó và nhanh. Theo quy luật, thật trùng hợp khi 80% và 20% bằng 100%. Đầu vào và đầu ra chỉ đơn giản là đại diện cho các đơn vị khác nhau, vì vậy tỷ lệ đầu vào và đầu ra không cần phải bằng 100%.
Quy tắc 80-20 thường bị hiểu sai. Đôi khi sự hiểu lầm là kết quả của một sai lầm logic — cụ thể là nếu 20% yếu tố đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không phải là quan trọng. Cũng có khi, sự nhầm lẫn bắt nguồn từ tổng con số tổng là 100%.
Ưu điểm của Nguyên tắc Pareto 80/20
Có một lý do thực tế để áp dụng Nguyên tắc Pareto. Ví dụ, nếu 20% sai sót thiết kế trên ô tô dẫn đến 80% các vụ tai nạn, bạn có thể xác định và sửa chữa những sai sót đó. Tương tự, nếu 20% khách hàng của bạn đang thúc đẩy 80% doanh số bán hàng của bạn, bạn có thể muốn tập trung vào những khách hàng đó và thưởng cho họ vì sự trung thành của họ. Theo nghĩa này, Nguyên tắc Pareto trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Nhược điểm của Nguyên tắc Pareto
Mặc dù sự phân chia 80/20 đúng với quan sát của Pareto, nhưng điều đó không nhất thiết có nghĩa là nó luôn đúng. Ví dụ, 30% lực lượng lao động (hoặc 30 trong số 100 công nhân) chỉ có thể hoàn thành 60% sản lượng. Những người lao động còn lại có thể không làm việc hiệu quả hoặc có thể chỉ đang chểnh mảng trong công việc. Điều này tiếp tục nhắc lại rằng Nguyên lý Pareto chỉ đơn thuần là một quan sát và không nhất thiết là một định luật.
Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong quản trị doanh nghiệp
Sự xuất hiện của nguyên tắc Pareto đã mở ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhiều hướng đi mới. Họ đã có thể ứng dụng thành công nguyên tắc này trong việc tăng năng suất, tạo lợi nhuận cho công ty. Việc ứng dụng này được triển khai theo các hướng sau:
Nguyên tắc 80/20 với lợi nhuận
Trong kinh doanh các nhà quản trị đã ứng dụng như sau: “20% khách hàng sẽ tạo ra 80% lợi nhuận cho công ty”. Điều này hoàn toàn đúng và đã được kiểm chứng trong nhiều ví dụ. Và bài học được đúc rút ra đó là khi áp dụng chương trình khuyến mại hoặc hậu mãi hãy phân tầng chúng sao cho phù hợp với phân khúc khách hàng. Với những khách hàng tiêu thụ sản phẩm mạnh chiếm 20% thì nên đánh vào các chương trình ưu đãi cho họ.
Nguyên tắc Pareto trong tiếp thị bán hàng
Nguyên tắc 80/20 trong tiếp thị được phát biểu như sau “20% những nỗ lực tiếp thị đại diện cho 80% kết quả”. Điều này có nghĩa là với những chính sách tiếp thị mà bạn đang sử dụng sẽ có 20% trong số đó tác động đến 80% hiệu quả của chiến dịch. Tuy nhiên nó chỉ là một phép đo lường tương đương có giá trị xấp xỉ. Việc cân đo kết quả còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác.
20% tính năng đột phá quyết định 80% giá trị của hàng hóa
Điều này được đưa ra trong bối cảnh sản phẩm hàng hóa ngày càng bão hòa. Hầu hết các doanh nghiệp đã và đang nắm bắt được xu hướng ứng dụng công nghệ chung nên hàng hóa dường như đều có chất lượng như nhau, mẫu mã cũng giống. Vậy đâu sẽ là lợi thế nổi bật đem đến giá trị đích thực cho hàng hóa?
Và nguyên tắc 80/20 đã được ứng dụng để cho thấy rằng chỉ cần thay đổi 20% tính năng của sản phẩm ban đầu bằng tính năng đột phá hơn làm tăng giá trị của mặt hàng đó lên 80%.
20% nỗ lực nhân sự làm thay đổi 80% kết quả
Tuân theo nguyên tắc Pareto thì chỉ cần 20% nỗ lực của toàn bộ nhân sự cũng đã đủ làm thay đổi kết quả của doanh nghiệp. Điều này sẽ được mở rộng hơn và cho thấy rằng việc tinh giảm nhân sự đem đến hiệu quả cho doanh nghiệp, giảm bớt các khâu xử lý cồng kềnh, tập trung chuyên môn hóa và từ đó tăng năng suất.
Thay đổi kết quả kinh doanh bằng cách thay đổi nhân sự
Không thể phủ nhận những lợi ích mà nguyên tắc 80/20 Pareto đối với quản trị doanh nghiệp. Những ưu điểm và tác động tích cực mà nó mang lại trong tiến trình vận hành và hoạt động nói chung của tập thể chính là bàn đạp thúc đẩy, lan tỏa và mở rộng tiềm năng bay cao, bay xa hơn nữa trong nền kinh tế của công ty.
